Exit Interview หรือ การสัมภาษณ์พนักงาน เพื่อขอข้อมูลและเหตุผลที่ลาออก ซึ่งจะเกิดขึ้นหลังจากที่พนักงานได้ตัดสินใจลาออกไปแล้ว องค์กร หรือ บริษัท เขาอยากรู้ แต่รู้แล้วจะทำอย่างไร?
“สัมภาษณ์ไปก็เท่านั้น เพราะได้ข้อมูลไป ก็ไม่ได้เอาไปใช้แก้ปัญหาจริงๆ”
เพราะการลาออก ซ้ำแล้ว ซ้ำอีก ส่วนมากก็เกิดจากปัญหาเดิมๆ ที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง จึงทำให้คนทำงานหลายคน มองว่า การทำการสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออกไปแล้ว ทำไปแล้ว หรือ ให้ข้อมูลไปก็ไม่มีประโยชน์
เพราะองค์กรก็ไม่ได้เอาข้อเท็จจริง หรือ ความคิดเห็นของพวกเขาไปแก้ไข หรือ ไปปรับปรุงอทำให้การสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออกไปแล้ว จึงเป็นขั้นตอนที่ถูกมองว่า เป็นแค่ขั้นตอนที่ทำไปตาม KPI ขององค์กร หรือ ตามความต้องการหน่วยงาน อย่างเช่น HR เท่านั้นเอง แต่ไม่ได้ทำเพื่อแก้ปัญหาที่องค์กรมีอย่างแท้จริง
Exit Interview ทำไมต้องมี แล้ว มีประโยชน์อย่างไร?
หากมองถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ก็คือ องค์กรต้องการทราบและอยากรู้ว่า เพราะอะไร? สาเหตุใด? หรือ ประเด็นอะไร? ที่ทำให้พนักงานลาออก องค์กรต้องการทราบข้อมูลเหล่านี้ เพื่อนำมาหาวิธีการ หรือ กระบวนการแก้ไข หรือ พัฒนาองค์กรต่อไป
“ต้นทุนการรับพนักงานใหม่ มันสูง เพราะรับเข้ามาแล้ว กว่าพวกเขาจะเป็นงานได้ ก็ต้องใช้เวลานาน”
หากองค์กร มีการใช้ประโยชน์จากข้อมูล จากการทำการสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออกไปแล้ว ก็จะรู้สาเหตุที่แท้จริงว่า ทำไมพนักงานลาออกกันเยอะ ยกตัวอย่างเช่น ผลของการสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออกไป ได้ข้อมูลที่ตรงกันว่า ที่ลาออกเพราะรายได้ ที่บริษัทใหม่เสนอเงินเดือนให้นั้นสูงกว่าที่นี่ เฉลี่ยมากถึง 25-30%
นั้นแสดงว่าเงินเดือนพนักงานในปัจจุบันแข่งขันไม่ได้แล้ว หากปล่อยเป็นแบบนี้ต่อไป พนักงานก็คงลาออกไปเรื่อยๆ อย่างแน่นอน ดังนั้น องค์กรก็สามารถนำข้อมูลนี้ไปประกอบการตัดสินใจในการปรับฐานเงินเดือนพนักงานที่มีอยู่ก็ได้ หรือ จะไปเพิ่มเติมสิ่งอำนวยความสะดวกและสภาพแวดล้อมขององค์กรให้ดีขึ้น เพื่อป้องกันการถูกบริษัทอื่นๆ ดึงตัวพนักงานที่มีอยู่ และ เพื่อลดอัตราการลาออก ในอนาคต
วิธีการของการทำ Exit Interview ก็มีหลายรูปแบบ
- แบบแรก ก็เป็นการให้พนักงานที่ได้ตัดสินใจลาออกไปแล้ว ทำการให้ข้อมูลผ่านการกรอกแบบสอบถาม ซึ่งวิธีการนี้ พนักงานที่ลาออก เขาก็อาจจะรู้สึกสบายใจ สะดวกใจมากกว่าที่จะให้ข้อเท็จจริง หรือ ความคิดเห็น หรือ ข้อเสนอแนะของเขา แต่อย่างไรก็ตาม ข้อมูลที่ได้จากการกรอกแบบสอบถาม หลายๆ ครั้งก็ไม่ค่อยได้ข้อมูลที่ละเอียด หรือ มากพอที่จะนำไปปรับปรุง หรือ พัฒนาต่อไป เพราะผู้กรอกข้อมูล หลายๆ ครั้งก็ไม่ได้เห็นความสำคัญของการให้ข้อมูล หรือ บางครั้งก็ให้ข้อมูลน้อยเกินไป เป็นต้น
- แบบที่สอง ก็คือ เป็นการสัมภาษณ์ แบบ face-to-face ซึ่งจะเป็นพูดคุยและสอบถามถึงเหตุผล หรือ สาเหตุของการลาออก วิธีการนี้ มีข้อดีก็คือ จะทำให้องค์กรได้รับข้อมูลเชิงลึก รับรู้ถึงอารมณ์ ความรู้สึก ถึงสาเหตุหรือปัญหาที่ทำให้พนักงานต้องตัดสินใจลาออก แต่วิธีการนี้ก็มีข้อเสียเช่นกัน หลายๆ ครั้งพบว่า พนักงานที่ตัดสินใจลาออกไปแล้ว ไม่กล้าให้ข้อมูล ไม่กล้าเปิดเผยข้อเท็จจริง เพราะกลัวว่า สิ่งที่พวกเขาพูดออกไป จะมีผลต่อตัวเขาเอง หรือ เพื่อนร่วมงานที่ยังทำงานอยู่ได้
ทำไม Exit Interview ถึงไม่มีประโยชน์
“พนักงานที่ลาออกแล้ว เขาหลีกเลี่ยงที่จะบอกความจริง เพราะไม่อยากเดือดร้อน”
ก็จะลาออกอยู่แล้ว ทำไมต้องหาเรื่องใส่ตัวอีก นี่ก็เป็นอีกหนึ่ง feedback ที่พนักงานบางคนรู้สึก ประกอบกับว่า พวกเขาก็อยากจะจบแบบสวยๆ กับที่ปัจจุบัน ไม่อยากทำให้ตนเองต้องเดือดร้อน เผื่อว่าวันหน้าอาจจะต้องหวนกลับมาเจอกัน กลับมาทำงานร่วมกันอีกก็เป็นได้
“พนักงานที่ลาออกแล้ว เขาหลีกเลี่ยงที่จะบอกความจริง เพราะไม่อยากให้คนที่ยังอยู่ ต้องเดือดร้อน”
ปัญหาอันดับหนึ่ง ที่ทำให้คนต้องลาออก ไม่ใช่เรื่องรายได้ แต่เป็นเรื่องหัวหน้า ตัวอย่างในหลายๆ องค์กร พบว่า พอได้เข้าไปขุดคุ้ยปัญหาจริงๆ แล้ว บางหน่วยงาน ที่มีพนักงานเข้าออก บ่อยๆ ไม่ใช่เป็นเพราะทำงานหนัก หรือ ไม่ใช่เป็นเพราะเรื่องฐานเงินเดือน แต่เป็นเพราะพวกเขาไม่สามารถทนทำงานกับหัวหน้าได้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องนิสัยของหัวหน้า หรือ อื่นๆ
พนักงานที่ลาออก เขาเลยต้องอ้างเหตุผลอื่นๆ แทน เช่น ที่ลาออกจากที่นี่ เพราะต้องการความท้าทายใหม่ๆ เป็นต้น เพราะหากเขาต้องบอกความจริงไป เขาก็กังวลว่าเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ที่ยังทำงานอยู่ที่นี่ ก็ต้องเดือดร้อนไปด้วย ก็เลยเลือกที่จะประดิษฐ์คำตอบ ให้ออกมาในแง่ดีแทน ทำให้องค์กรไม่ได้รับรู้เหตุผลที่แท้จริงไป
“พนักงานที่ลาออกแล้ว รู้สึกว่า ฝ่ายบุคคล ไม่เป็นกลาง”
เรื่องของการทำการสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออกไปแล้ว ส่วนมากจะเป็นหน้าที่ของคนกลาง แต่เอาเข้าจริง นั่นก็คือ HR ซึ่งถามว่า มีความเป็น กลางมากแค่ไหน?
“หากทุกๆ ปัญหา ที่พนักงานลาออกไปแล้ว บอกกับองค์กร ได้รับการแก้ไข ในที่สุด องค์กรนั้น ก็จะเป็นองค์กรที่น่าอยู่อย่างแน่นอน”
แต่หลายๆ ครั้งพบว่า พนักงานที่ลาออกไป ได้ให้ข้อมูลตามความเป็นจริงไปกับ HR แล้ว แต่ข้อมูลเหล่านั้นก็ถูกบิดเบือน ไม่ได้นำเสนอให้ผู้บริหารระดับสูงได้ทราบ ทำให้ไม่เกิดการแก้ไข หรือ เปลี่ยนแปลงอะไรตามมาเลย
ตัวอย่างง่ายๆ ลองดูในหลายๆ องค์กร ปัญหาเดิมๆ ที่ทำให้พนักงานทนไม่ไหว ต้องลาออกไป ก็ยังคงอยู่ ปัญหาที่เกิดจากหัวหน้า ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการดูถูก เหยียดหยาม เลือกปฎิบัติ หรือ โยนความผิด ให้กับลูกน้อง ก็ยังคงอยู่ ผลที่ตามมาก็คือ พนักงานคนไหน ที่พอจะมีลู่ทาง ก็ต้องรีบหางาน รีบลาออก แต่สำหรับพนักงานที่เหลือ ที่ทนอยู่ได้ ก็ต้องทนอยู่กันต่อไป กลายเป็นต้องทำงานภายใต้ความหวดกลัว ไม่มีความสุข เป็นต้น
แล้วำทำไม HR ถึงไม่พยายามเป็นกลาง หรือ พยายามช่วยแก้ปัญหา?
อย่าลืมว่า HR ก็เป็นพนักงานเช่นกัน บางทีการที่เขาไม่กล้าเอาข้อเท็จจริงที่ได้ จากการสัมภาษณ์พนักงานที่ออกไปแล้วไปนำเสนอ ก็เพราะเขาเองก็กลัวว่าตนเองจะเดือดร้อนได้เช่นกัน พวกเขาก็เลยอาจจะเลือกหยิบยกบางประเด็น ที่ไม่ทำให้ตนเองสุ่มเสี่ยง หรือ เลือกประเด็นที่เป็นกลางไปสรุปให้ผู้บริหารรับทราบแทน
ประเด็นเหล่านี้ จึงเป็นสาเหตุที่ ทำให้การทำ Exit Interview ไม่ได้ผล พราะทั้งคนให้ข้อมูล และ คนรับข้อมูล ต่างก็ไม่มีความไว้เนื้อเชื่อใจกัน ต่างมองคนละมุม ถ้าเราไปไล่ดูในองค์กรกันจริงๆ เรื่องสาเหตุของการลาออก มาจากปัญหาเรื่องคนทั้งนั้น
ปัญหาของการลาออกของพนักงานจำนวนมากๆ เกิดขึ้นซ้ำๆ ที่หน่วยงานเดิมๆ มันก็เป็นสัญญาณบอกอยู่แล้วว่า ต้องมีปัญหาจากเรื่องหัวหน้าของหน่วยงานนั้นแน่ๆ ไม่ต้องไปทำสอบถามพวกเขาให้เสียเวลา เลือกที่จะแก้ปัญหาตรงจุดไปเลยจะง่าย และได้ผลมากกว่า
การเลือกเก็บคนที่มีปัญหาเอาไว้ โดยเฉพาะหากพวกเขาอยู่ในระดับหัวหน้า จะยิ่งสร้างปัญหามากมายตามมา สู้จัดการบูรณาการ แก้ปัญหาที่คนคนเดียว แต่ได้ประโยชน์หลายคนจะดีกว่า แต่ก็อย่างว่าวิธีการแบบนี้ดูง่ายก็จริง แต่ไม่ค่อยมีใครกล้าเสี่ยงที่จะทำ เพราะแต่ละคนต่างก็ไม่อยากทำให้ตนเองเดือดร้อน เราจึงเห็นคนลาออกไป สักพักคนใหม่เข้ามา สักพักอยู่ไปไม่กี่เดือนก็ต้องลาออกไป วนไป วนมา เป็นวงจรแบบนี้ อยู่เสมอ
บทสรุป
“อย่ามาหาคำตอบเลยว่าทำไมพนักงานถึงลาออก ควรเปลี่ยนนโยบายซะใหม่ ว่าทำอย่างไรให้พนักงานอยากทำงานที่นี่ตลอดไป จะดีซะกว่า”
เพราะถ้าหากองค์กร มีนโยบายจริงจัง ที่อยากให้พนักงานอยากทำงานที่นี่จริงๆ เรื่อง Exit Interview ก็จะไม่จำเป็นอีกต่อไป เพราะทุกกระบวนการในการทำงานของที่นี่ บรรยากาศการทำงาน รวมไปถึงการดูแลเรื่องคน ก็ต้องเปลี่ยนไป ให้สอดรับกับนโยบายที่ต้องการให้พนักงานอยากทำงานที่นี่จริงๆ
“แก้ปัญหาให้ถูกจุด ลดการลาออก ด้วยการเปิดโอกาสให้พนักงานได้มีส่วนร่วมกับองค์กรมากขึ้น”
หากผู้บริหารเปลี่ยนจากการมุ่งเน้นไปหาสาเหตุ มาเป็นการส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมกับองค์กรมากขึ้น สนับสนุนเปิดพื้นที่ให้พนักงานเขานำเสนอว่าจะช่วยให้องค์กรแห่งนี้ ให้น่าอยู่ และน่าทำงานด้วยอย่างไรได้บ้าง? เปิดโอกาสให้พวกเขานำเสนอไอเดียใหม่ๆ ที่ตอบโจทย์การทำงานของพวกเขา ซึ่งการทำแบบนี้ ดีกว่าไปถามพวกเขาตอนที่พวกเขาได้เดินออกจากองค์กรไปแล้ว วิธีการเหล่านี้ จะช่วยให้คนอยากอยู่ อยากทำงานต่อไป และ ปัญหาคนเข้าๆ ออกๆ ก็จะลดน้อยลงตามไปด้วย
บทความอื่นๆ ที่เกี่ยวกับ สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ :
8 วิธี ในการประเมินงานใหม่ ที่เข้ามา ว่าเราควรตัดสินใจไปทำงานด้วยดีไหม?
