Objective and Key Results (OKRs) เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่มีหน้าที่เป็นตัวชี้วัดและติดตามผลลัพธ์ เฉพาะสิ่งที่สำคัญโดยอาศัยแรงผลักดันจากแรงจูงใจภายในเป็นหลัก ซึ่งมีความแตกต่างจากเครื่องมืออื่นๆ ที่มักจะใช้แรงจูงใจจากปัจจัยภายนอก อาทิเช่น เช่น Key Performance Indicator (KPI) เป็นต้น
Objective and Key Results (OKRs) คืออะไร?
- Objective (O) คือ เป้าหมาย
- Key Results (KRs) คือ เรื่องที่เราใช้วัดความสำเร็จ หรือ ผลลัพธ์หลัก เป็นตัวชี้วัดที่แสดงว่าเราบรรลุเป้าหมายที่เราต้องการเรียบร้อยแล้ว
ตัวอย่างเช่น หากเราอยากจะพัฒนาทักษะในเรื่องของ Time Management เพื่อเพิ่ม Productivity ของเรา เราสามารถใช้ OKRs ได้ดังต่อไปนี้
Objective (O): บริหารเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดีขึ้น
- Key Result 1: นำเทคนิคหรือวิธีการบริหารเวลามาใช้ในการทำงาน (เช่น เทคนิค Pomodoro หรือ Time Blocking) เพื่อประสิทธิภาพในการทำงานให้ดีขึ้น
- Key Result 2: ลดเวลาที่ใช้ในกิจกรรมที่ไม่เกิดประโยชน์กับการทำงานลง 30%
- Key Result 3: ดำเนินการและส่งมอบโครงการหรืองานที่สำคัญอย่างน้อย 90% ภายในหรือก่อน Deadline
จากตัวอย่างจะเห็นได้ว่า หากจะบรรลุผลลัพธ์ในการบริหารเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดีขึ้นได้นั้น เราจะต้องทำให้ Key Results หรือ ผลลัพธ์หลัก ทุกตัวสำเร็จเสียก่อน
OKRs ต่างจาก KPIs อย่างไร?
1. จุดมุ่งหมายและวัตถุประสงค์:
- OKRs: จะมุ่งเน้นไปที่การกำหนดเป้าหมายที่ทะเยอทะยาน ท้าทาย และผลลัพธ์หลักที่วัดได้ เพื่อขับเคลื่อนความก้าวหน้าและบรรลุผลลัพธ์ที่เราได้เฉพาะเจาะจงเอาไว้ โดยวัตถุประสงค์ของ OKRs จะเป็นการมองไปข้างหน้า และมีเป้าหมายที่ช่วยส่งเสริมนวัตกรรม ทำงานเป็นทีม และขับเคลื่อนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในองค์กร
- KPIs: จะมุ่งเน้นไปที่การวัดปริมาณประสิทธิภาพในเรื่องเฉพาะ ที่มีความสำคัญต่อการบรรลุเป้าหมายขององค์กร โดยวัตถุประสงค์ของ KPIs จะให้ภาพรวมว่าองค์กรดำเนินการตามวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ได้ดีมากน้อยเพียงใด
2. วิธีการวัด:
- OKRs: จะเน้นการวัดผลเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ โดยให้มุมมองประสิทธิภาพแบบองค์รวมมากขึ้น โดย OKRs จะสนับสนุนการกำหนดเป้าหมายที่ทะเยอทะยาน มีความท้าทาย เพื่อส่งเสริมนวัตกรรมและการเติบโตทั้งของพนักงานและขององค์กร
- KPIs: จะเกี่ยวข้องกับตัวชี้วัดที่เฉพาะเจาะจง และมักจะเป็นการวัดเชิงปริมาณ โดยวัดประสิทธิภาพเทียบกับเกณฑ์มาตรฐานที่มีการกำหนดเอาไว้ล่วงหน้า โดย KPIs จะเชื่อมโยงโดยตรงกับตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพซึ่งมีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร
3. กรอบเวลา:
- OKRs: จะดำเนินการเป็นรายไตรมาสหรือรายปี ซึ่งช่วยให้การตั้งเป้าหมายมีความยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนได้มากขึ้น โดย OKRs สามารถพัฒนา ปรับเปลี่ยน และเปลี่ยนแปลงได้บ่อยขึ้น โดยสามารถปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลง อ้างอิงตามลำดับความสำคัญและกลยุทธ์ขององค์กรได้
- KPIs: มักจะมีกรอบเวลาที่ชัดเจน โดยมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายและตัวชี้วัดประสิทธิภาพในทันที หรือระยะสั้น เพื่อสะท้อนถึงประสิทธิภาพการดำเนินงานที่กำลังดำเนินอยู่
4. การทำงานร่วมกัน:
- OKRs: เหมาะมากในการปรับเป้าหมายของแต่ละบุคคล ทีม และองค์กรให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ที่กว้างขึ้น โดย OKRs ส่งเสริมการทำงานร่วมกันโดยการสนับสนุนให้ทีมทำงานร่วมกันเพื่อวัตถุประสงค์ร่วมกันและผลลัพธ์ที่สำคัญ
- KPIs: ใช้เพื่อจัดทีมโดยมีเป้าหมายขององค์กรที่ครอบคลุม เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนทำงานไปสู่ผลลัพธ์เดียวกัน ถึงแม้ว่า KPI จะส่งเสริมการทำงานร่วมกัน แต่ก็พบได้บ่อยว่ามีโอกาสสูงมากที่ทีมงานอาจจะมุ่งเน้นในการบรรลุผลลัพธ์ของตนหรือทีมของตนมากกว่าภาพรวมได้
5. ความยืดหยุ่นและการปรับตัว:
- OKRs: ออกแบบให้มีความยืดหยุ่น ช่วยให้สามารถปรับตัวได้ตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง โดยส่งเสริมทีมงานให้มีการเรียนรู้และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ตลอดกระบวนการ
- KPIs: อาจมีความยืดหยุ่นน้อยกว่า โดยเน้นที่ความต่อเนื่องและความสม่ำเสมอ ถึงแม้ว่า KPI จะสามารถปรับเปลี่ยนได้ก็จริง แต่ก็พบว่า KPI มักจะถูกกำหนดไว้ด้วยกรอบความคิดที่ตายตัวมากกว่า มักไม่ได้มีการแก้ไขระหว่างปี หรือ ระหว่างกาล
เมื่อไหร่ หรือ กรณีไหนบ้างที่เราไม่ควรใช้ OKRs
1. งานที่ต้องทำเป็นประจำและการปฏิบัติงานที่ทำแบบเดิมๆ ซ้ำๆ: หลีกเลี่ยงการใช้ OKRs เมื่อต้องการจัดการกับงานประจำประจำวันที่มีขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน หรือ เป็นขั้นเป็นตอนที่ชัดเจน เหตุผลเพราะว่า OKRs จะมีประสิทธิภาพมากที่สุดเมื่อนำไปใช้กับเป้าหมายที่ต้องใช้ความท้าทาย ที่ไม่ใช่งานที่ต้องทำซ้ำๆ แบบเดิม
2. โครงการที่มีระยะเวลาสั้น: หลีกเลี่ยงการใช้ OKRs เมื่อต้องทำงานในโครงการระยะสั้นโดยมีผลลัพธ์ที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง เหตุผลเพราะว่า OKRs จะมีผลกระทบเชิงบวกมากที่สุด เมื่อโครงการมีระยะเวลายาวนาน และการใช้ OKRs สำหรับโครงการระยะสั้น อาจเป็นการสร้างความซับซ้อนและยุ่งยากเกินมากเกินไปได้
3. ขาดความมุ่งมั่นในการเป็นผู้นำในองค์กร: หลีกเลี่ยงการใช้ OKRs เมื่อองค์กรขาดความมุ่งมั่นจากผู้นำที่จะยอมรับวัฒนธรรมการกำหนดเป้าหมาย เหตุผลเพราะว่า การนำ OKRs ไปใช้ให้ประสบความสำเร็จต้องอาศัยความเห็นชอบจากผู้นำและความมุ่งมั่นต่อหลักการของความโปร่งใสและความสามารถในการปรับตัว
4. วัฒนธรรมการสื่อสารที่ไม่ดีในองค์กร: หลีกเลี่ยงการใช้ OKRs เมื่อองค์กรขาดการสื่อสารแบบเปิด และขาดการทำงานร่วมกันภายในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ เหตุผลเพราะว่า OKRs ต้องอาศัยการสื่อสารที่โปร่งใส และหากไม่มีวัฒนธรรมที่สนับสนุนในเรื่องนี้ ประสิทธิภาพของการสื่อสารก็จะลดลง และ OKRs ก็จะไม่มีประโยชน์นั่นเอง
5. สภาพแวดล้อมในการทำงานที่มีความมั่นคงสูง: หลีกเลี่ยงการใช้ OKRs เมื่อต้องปฏิบัติงานในสภาพแวดล้อมที่มีความมั่นคงสูง ซึ่งเป้าหมายและลำดับความสำคัญแทบจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงเลย เหตุผลเพราะว่า OKRs จะประสบความสำเร็จได้ดี องค์กรจะต้องมีไดนามิก และการใช้งาน OKRs ในสภาพแวดล้อมที่มั่นคงอาจจะมีความซับซ้อนโดยไม่จำเป็นได้
บทสรุป
โดยสรุป OKRs เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ เหมาะสำหรับองค์กรที่มุ่งสู่เป้าหมายที่ทะเยอทะยาน ท้าทาย และองค์กรต้องมีความสามารถในการปรับตัว อย่างไรก็ตาม ประสิทธิภาพหรือผลลัพธ์ที่ต้องการนั้น จะขึ้นอยู่กับบริบทขององค์กรและ ความมุ่งมั่นที่จะส่งเสริมวัฒนธรรมที่เปิดรับความโปร่งใส ความร่วมมือ และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
การพิจารณาเป้าหมายเและวัฒนธรรมองค์กร เป็นสิ่งสำคัญในการตัดสินใจว่าเมื่อใด เราควรใช้ OKRs และเมื่อใดควรสำรวจวิธีการทางเลือกในการใช้เครื่องมือตัวอื่น
…………………………………………………………………………………..
แจกฟรี e-Book “OKRs Made Easy – A Practical Guide for Work Success”
คู่มือและตัวอย่างการตั้ง OKRs มีตัวอย่างให้เลือกมากกว่า 100 ตัวอย่าง
เอาไปปรับใช้ ให้เหมาะสมกับตำแหน่งและองค์กรของพวกเรากันนะครับ
Download ได้ที่นี่ :
https://drive.google.com/drive/folders/1FscspU80WIP_8CeigKrB1zlUWoZDIeYW?usp=drive_link
…………………………………………………………………………………..
บทความแนะนำ:
Key Performance Indicator (KPI) – ใช้อย่างไร และ ทำอย่างไรจึงจะได้ผล?
