The Making of a Manager – วิธีการและแนวทางสู่การเป็นหัวหน้าที่ยอดเยี่ยม สำหรับเรื่องนี้ถือเป็นเรื่องสำคัญ เพราะการเป็นหัวหน้าที่ดีไม่ใช่เรื่องง่ายเลย หลายคนที่เคยเป็นลูกน้องที่เก่งมีความสามารถ แต่พอได้มาเป็นหัวหน้ากลับประสบความล้มเหลว และบางรายก็ถึงขนาดต้องถอดใจ ไม่อยากเป็นหัวหน้าอีกเลย
เรื่องของการเลื่อนตำแหน่ง เป็นความก้าวหน้าที่คนทำงานทุกคนต่างก็เฝ้ารอ การพลิกบทบาทครั้งสำคัญจากการเป็นพนักงานหรือบุคลากรในทีมมาเป็นผู้จัดการ ด้วยตำแหน่งแล้วดูชื่อก็ชัดเจนเลยว่า เรากำลังจะกลายเป็นผู้นำอย่างเต็มตัว แต่การเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีแบบนี้ มักจะมาพร้อมกับความท้าทายที่เพิ่มระดับความยากเหมือนกับการเล่นเกมส์ในด่านหลังๆ ซึ่งทุกคนต่างก็รู้ดีว่าเกมส์ในด่านแรกๆ มักจะง่ายกว่าเสมอ
เป็นหัวหน้าแบบไหน? อย่างไร? ให้ประสบความสำเร็จ
หนังสือ The Making of a Manager เล่มนี้ช่วยได้ ถือเป็นคู่มือที่จะชี้ทางให้กับผู้จัดการมือใหม่ ที่ต้องการใครบางคนมาชี้แนะให้พวกเขาสามารถทำงานและบริหารงานให้เข้าที่เข้าทางได้ ผู้เขียนคือ Julie Zhuo เป็นอดีตนักศึกษาฝึกงานภาควิชา Software Engineer คนแรกของ Facebook เธอต้องสวมบทบาทผู้จัดการแผนก Product Design ตั้งแต่อายุ 25 ปี และเธอได้เขียนหนังสือเล่มนี้อ้างอิงจากประสบการณ์ที่เธอได้ประสบมา โดยในหนังสือเล่มนี้จะแนะแนวทางให้เราสามารถทำผลงานได้อย่างยอดเยี่ยม ทีมของเราจะรับฟังเรา และเราสามารถกระตุ้นให้พวกเขาทำงานมากกว่าที่ทำอยู่ได้ นี่ไม่ใช่การขายฝัน แต่เราสามารถค้นหาวิธีการได้จากหนังสือเล่มนี้
“เพราะงานของเราจะทำให้เราต้องอาศัยความสามารถเป็นอย่างมาก และผู้คนมากมายในทีมต่างก็หวังพึ่งพาเรา”
เราต้องทำความเข้าใจก่อนว่า การเป็นผู้จัดการมันจะไม่ใช่การเดินทางที่ง่ายแน่นอน ยุคสมัยที่เปลี่ยนไป มีแนวคิดและปรากฏการณ์ใหม่ๆ มากมายให้คุณทำความคุ้นเคย ในบทบาทนี้จำเป็นต้องมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะปรับตัวเข้ากับสิ่งใหม่ และมีวินัยเพียงพอที่จะยืนหยัดตามค่านิยมที่จะทำให้เราชนะ ความท้าทายนี้อาจจะดูเหมือนเป็นไปไม่ได้ แต่ถ้าเรามุ่งมั่นมากพอที่จะทำให้ดีที่สุด เราก็จะได้ผลลัพธ์ที่ต้องการได้อย่างแน่นอน
“หากเราต้องเสิร์ฟไข่ ขนมปังปิ้ง และกาแฟให้กับลูกค้า อาหารทั้ง 3 จานจะต้องถึงลูกค้าในเวลาเดียวกัน”
เราต้องใช้ขั้นตอนพื้นฐานของการผลิตเพื่อสร้างและส่งมอบสินค้าที่ลูกค้าต้องการตามกำหนดเวลา ด้วยคุณภาพที่ยอมรับได้ และต้นทุนที่ต่ำที่สุด บางครั้งเงื่อนไขจากลูกค้าก็ไม่ได้เอื้อผู้ผลิตเสมอไป เรามีหน้าที่รับผิดชอบในการส่งมอบผลิตภัณฑ์ในเวลาที่ตกลงกันไว้ในขณะที่ทำกำไรได้ดีที่สุดจากการต่อรองราคา
“การเคลื่อนไหวอย่างไม่ระมัดระวัง จะสร้างกระบวนการที่ไม่สมบูรณ์แบบในการทำงาน”
สิ่งสำคัญ คือเราจะต้องเข้าใจขั้นตอนการผลิตเป็นอย่างดี และจดบันทึกการดำเนินการทั้งหมดว่าจะดำเนินไปในทิศทางใด เราทำได้โดยเจาะจงการดำเนินการที่ต้องใช้เวลาหรือความพยายามมากขึ้น หากลูกค้าต้องการไข่ ขนมปังปิ้ง และกาแฟ เราต้องวางแผนงานทั้งหมดในช่วงเวลาที่ใช้ในการเตรียมไข่ เพราะขั้นตอนสำคัญนี้จะกำหนดทุกอย่าง
ขั้นตอนการผลิตของเราเริ่มต้นด้วยขั้นตอนที่ยากที่สุด และเคลื่อนที่ไปยังขั้นตอนที่ง่ายที่สุด ในระหว่างการผลิตมีการดำเนินงานหลัก 3 ส่วนด้วยกันดังต่อไปนี้
- กระบวนการผลิต ขั้นตอนนี้จะเปลี่ยนสถานะทางกายภาพของวัตถุดิบ เช่น จากไข่ดิบเป็นไข่ต้ม
- การประกอบ ขั้นตอนนี้จะนำผลิตภัณฑ์ต่างๆ มารวมกันเพื่อสร้างเอกลักษณ์ใหม่ขึ้นมา
- ทดสอบ เอกลักษณ์ใหม่ต้องได้รับการทดสอบคุณลักษณะ
ขั้นตอนเหล่านี้สามารถนำไปใช้กับงานรูปแบบอื่นได้ไม่ว่าจะเกี่ยวข้องกับกิจกรรมใด แม้ในขณะที่พยายามทำสิ่งนี้อย่างระมัดระวัง ก็มีโอกาสเกิดภาวะแทรกซ้อนได้เสมอ เราจะต้องปรับขั้นตอนการผลิตเพื่อรองรับความยุ่งยากเหล่านี้
“ไม่มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดเกินไป ปรับวิธีการของคุณเพื่อให้เหมาะกับทุกการเปลี่ยนแปลง”
เหตุการณ์ไม่คาดคิดอาจเกิดขึ้นได้เมื่อเราต้องทำงานที่สำคัญ 2 อย่างขึ้นไปพร้อมกัน ในกรณีนี้ เราสามารถมองหาความช่วยเหลือเพิ่มเติมได้ เพื่อให้พวกเขา (ทีมงานของเรา) ช่วยจัดการกับงานในช่วงต่างๆ แทนเรา ถึงแม้ว่าเราจะสามารถแบ่งเบาภาระงานในมือออกไปได้ แต่ข้อเสียก็คือเราจะเสียเงินและทรัพยากรเพิ่มขึ้น เมื่องานขึ้นอยู่กับผู้อื่นแทน เราอาจจะคาดการณ์หรือเข้าใจสถานการณ์ของงานได้น้อยลง เนื่องจากเราไม่สามารถควบคุมขั้นตอนทั้งหมดได้อย่างเต็มที่
“งานของเรา คือการหาวิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการตามแผน”
หน้าที่ของเราในบทบาทผู้จัดการ คือการหาวิธีที่คุ้มค่าที่สุดในการจัดสรรทรัพยากรของเราในขณะที่พยายามเพิ่มผลกำไรสูงสุด เราต้องตรวจสอบคุณภาพของสินค้าที่ผลิตอย่างสม่ำเสมอ อุปกรณ์ สินค้าที่จัดส่ง และวัตถุดิบที่มีให้เรา ขั้นตอนเหล่านี้มีความสำคัญเนื่องจากสินค้ามีมูลค่าเมื่อเคลื่อนเข้าสู่กระบวนการผลิต สิ่งสำคัญ คือต้องตรวจพบปัญหาโดยเร็วที่สุด การตรวจสอบทุกขั้นตอนการผลิตอย่างรอบคอบจะช่วยป้องกันการสูญเสียที่ไม่จำเป็นได้
“เคล็ดลับ คือทำงานให้ฉลาดขึ้น ไม่ใช่หนักขึ้น”
ยิ่งมีคนชอบการบริการของเรามากเท่าไหร่ ธุรกิจของเราก็จะยิ่งขยายตัวมากขึ้นเท่านั้น ในฐานะผู้จัดการ นั่นหมายความว่า เราจะมีพนักงานและทรัพยากรในการดูแลมากขึ้น เราต้องมีตัวชี้วัดที่ดี ซึ่งบอกได้ถึงการเปลี่ยนแปลง ตัวบ่งชี้ที่ดีจะครอบคลุมผลลัพธ์มากกว่ากิจกรรมและวัดสิ่งที่เป็นรูปธรรมออกมาได้อย่างชัดเจน ระบบของเราต้องสามารถแข่งขันกับองค์กรอื่นในตลาดเดียวกันได้ โดยยังสามารถสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าได้ ถ้าเราทำได้เราจะพบว่าประสิทธิภาพในการทำงานของเราเพิ่มขึ้น
“ความสำเร็จของเราในฐานะผู้จัดการทีมต้องวัดจากผลงานของทีม”
งานของผู้จัดการไม่เคยจบลงจริงๆ ยังคงมีงานที่ต้องให้ความสนใจอยู่เสมอ ผลลัพธ์ของเราไม่ได้เป็นเพียงสิ่งที่เราทำ แต่เป็นผลลัพธ์ขององค์กรและทีมที่อยู่ภายใต้การจัดการหรือความรับผิดชอบของเรา แนวทางการสื่อสารของเราจะต้องเปิดกว้างอยู่เสมอ เพื่อให้ทีมของเราสามารถบอกเราถึงสิ่งที่รบกวนจิตใจพวกเขาได้ในขณะที่เราหาทางแก้ไขร่วมกัน เพราะการที่เราทำได้ดีมันยังไม่เพียงพอ ทีมของเราก็ควรทำได้ด้วยเช่นกัน
“ประชุมผิดทางไม่เพียงทำให้ทุกคนเสียเวลาเท่านั้น แต่ยังทำลายความคิดของผู้ร่วมประชุมด้วย”
บ่อยครั้งการประชุมใช้เวลานานกว่าที่เราคิดเอาไว้ และหลายครั้งก็อาจส่งผลให้เกิดความขัดแย้ง ซึ่งการประชุมเป็นองค์ประกอบที่จำเป็นของทุกองค์กร เพราะการประชุมเป็นวิธีที่ดีในการแลกเปลี่ยนข้อมูล ดังนั้นการประชุมโดยพื้นฐานสามารถแบ่งออกได้ 2 ประเภท ดังต่อไปนี้
- การประชุมเชิงกระบวนการ เป็นการประชุมที่จัดขึ้นเป็นประจำเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้และแลกเปลี่ยนข้อมูล
- การประชุมเชิงพันธกิจ สิ่งเหล่านี้จะถูกจัดขึ้นเป็นครั้งคราวเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะเรื่อง
การประชุมทั้ง 2 ประเภท มีความจำเป็นต่อการเติบโตและการบริหารจัดการงานอย่างเหมาะสม ปัญหาเกิดขึ้นเมื่อใช้เวลามากเกินไปในการประชุมเชิงพันธกิจ ซึ่งหมายความว่ามีปัญหากะทันหันมากมายที่ไม่มีวิธีแก้ปัญหา ซึ่งเป็นสัญญาณของปัญหาที่ลึกกว่าในองค์กร ข่าวร้ายก็คือการพยายามแก้ปัญหามากมายโดยไม่มีจุดจบนั้นก็กลายเป็นปัญหาได้เช่นกัน
“ก่อนตัดสินใจขั้นสุดท้าย ให้ถามตัวเองก่อนว่าต้องตัดสินใจเมื่อใด ใครเป็นผู้ตัดสินใจ ต้องปรึกษาใครก่อนตัดสินใจ ใครบ้างที่จะเป็นคนที่คัดค้านในการตัดสินใจ และใครบ้างที่จะต้องได้รับรู้ผลของการตัดสินใจในครั้งนี้”
ทุกคนมีหน้าที่ในฐานะบุคลากรขององค์กรที่จะต้องให้การสนับสนุนอย่างเต็มที่ต่อการตัดสินใจ ส่งเสริมให้พนักงานพูดสิ่งที่อยู่ในใจโดยไม่ต้องกลัวว่าจะถูกมองข้าม ผลักดันให้บุคลากรทุกคนกล้าตัดสินใจเพื่อให้คนอื่นยอมรับมันได้ หากเราต้องตัดสินใจเรื่องที่น่าตกใจ อย่าเพิ่งเดินหนีจากไป ให้เลือกหาเวลาที่เหมาะสมเพื่อพูดในมุมกว้างและให้เวลากับผู้คนในการใช้ความคิด
“เป็นสิ่งสำคัญที่เราจะต้องก้าวไปข้างหน้าเสมอ เราต้องคิดถึงอนาคต”
องค์กรที่ไม่มีแผนสำหรับอนาคตเป็นเพียงระเบิดเวลาที่รอวันตันแล้วระเบิดตัวเอง การวางแผนเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องใช้ความคิดอย่างมาก อีกทั้งต้องคำนึงถึงสภาพปัจจุบันของบริษัทด้วย ศึกษาสภาพแวดล้อมพร้อมกับพิจารณาความคาดหวังจากลูกค้าและสร้างสมดุลให้กับคนในทีม ยกตัวอย่างเช่น เปรียบเทียบความสามารถคนในทีมและโปรเจ็กต์ที่กำลังดำเนินอยู่ จากนั้นจึงตัดสินใจว่าสิ่งใดที่จำเป็นต้องทิ้งหรือปล่อยไป วิธีนี้จะช่วยให้เราสามารถจัดการเส้นทางสำหรับโปรเจ็กต์ใหม่ และเปิดทางให้กับสิ่งที่เราต้องทำให้สำเร็จได้ ผู้จัดการควรรู้ว่าเมื่อใดควรปล่อยให้โครงการดำเนินต่อไป หรือ เมื่อไหร่ควรเข้ามาดูแล ช่วยเหลืออย่างใกล้ชิด
“เราคือชิ้นส่วนที่ยึดชิ้นส่วนอื่นๆ ของตัวต่อเข้าด้วยกัน”
ทีมของเราคือทรัพย์สินที่ใหญ่ที่สุดในองค์ของเรา พวกเขากำหนดว่าเป้าหมายที่ประสบความสำเร็จเป็นอย่างไร? เพราะพวกเขาต้องทำงานร่วมกัน ในฐานะผู้จัดการ เราเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรขนาดใหญ่ และเรามีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างสมดุลระหว่างผู้บริหารและสมาชิกทีมที่แตกต่างกันจำนวนมาก ความสำเร็จของพวกเขาขึ้นอยู่กับความสามารถของเราในการเปลี่ยนจากสมาชิกฝ่ายบริหารเป็นสมาชิกในทีม
“เราเป็นคนตั้งกฎเกณฑ์ เราควรเล่นตามกฎเช่นเดียวกับพวกเขาด้วย”
ทุกองค์กรต้องการกฎเกณฑ์ งานของเราคือทำให้มั่นใจว่าทุกคนยึดมั่นในกฎเหล่านั้น ทุกคนแสดงพฤติกรรมที่แตกต่างกันในที่ทำงาน ในบทบาทของผู้จัดการ เราต้องกำหนดและแก้ไขกฎเกณฑ์สำหรับการประเมินให้เหมาะสมกับทุกคนที่สุด รวมถึงการปฏิบัติเป็นตัวอย่างให้แก่สมาชิกในทีมด้วย ถ้าเราที่อยู่ในบทบาทของผู้จัดการยังทำได้ สมาชิกในทีมที่เหลือจะรู้สึกว่าตัวพวกเขาเองก็ต้องทำได้เช่นกัน
“งานของเราในฐานะผู้จัดการ คือการดึงประสิทธิภาพสูงสุดที่เป็นไปได้ จากทีมของเราผ่านการฝึกอบรมและแรงจูงใจ”
ทุกคนในทีมของเราเป็นผู้เล่นที่สำคัญ แต่เราก็ต้องแสดงให้พวกเขาเห็น ตราบใดที่สมาชิกแต่ละคนในทีมของเราพยายามอย่างเต็มที่ มุ่งมั่นกับเรื่องของความก้าวหน้า ในเรื่องของแรงจูงใจไม่ใช่สิ่งที่เราสามารถให้สมาชิกในทีมของเราได้เสมอไปหรือตลอดไป สิ่งที่เราทำได้ คือการสร้างสภาพแวดล้อมที่กระตุ้นให้พวกเขากระตือรือร้นอยู่เสมอ หน้าที่ของเราในบทบาทผู้จัดการ คือการจดบันทึกการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้และดูแลให้พนักงานของเรามีแรงจูงใจ แม้ว่าพวกเขาอาจจะต้องพบกับความเปลี่ยนแปลงที่อาจจะไม่น่าพอใจอยู่บ้างก็ตาม
“ไม่มีกระบวนการสัมภาษณ์ที่สมบูรณ์แบบ เราสามารถพยายามทำให้ดีที่สุดเท่านั้น”
ทักษะการบริหารของเราจะถูกทดสอบทุกวัน บางวันเราอาจจะต้องทำงานที่ยากกว่างานอื่นๆ ที่เคยพบเจอ งานที่ยากที่สุด 2 อย่างที่เราอาจจะต้องทำก็คือ
- สัมภาษณ์พนักงานที่มีศักยภาพ: ในการสัมภาษณ์ เราต้องพิจารณาว่าเขาเหมาะสมหรือไม่ภายในเวลาอันสั้น อาจค่อนข้างน่ากลัวแต่เป็นสิ่งสำคัญที่เราจะต้องใช้เวลาในการประเมินผลการปฏิบัติงานและข้อมูลอ้างอิงในอดีต แต่ข้อมูลเหล่านี้สามารถถูกบิดเบือนได้ด้วยข้อมูลเท็จจำนวนมาก เราอาจลงเอยด้วยความผิดพลาดเกี่ยวกับผู้สมัคร แม้ว่าเราจะพยายามเต็มที่แล้วก็ตาม จำเอาไว้ว่ากระบวนการนี้ไม่มีความสมบูรณ์แบบ
- พยายามรักษาพนักงานที่มีศักยภาพให้อยู่ต่อ: ผู้คนออกจากองค์กรและถูกไล่ออก กลายเป็นปัญหาเมื่อพนักงานคนสำคัญคนหนึ่งตัดสินใจลาออกเพราะเขารู้สึกว่าเขาไม่ถูกใจ ซึ่งหมายถึงเราไม่ได้ทำงานอย่างถูกต้องในฐานะผู้จัดการ เราต้องระมัดระวังในการจัดการกับสถานการณ์นี้ อย่าเถียงและอย่าพยายามพูดเพื่อเปลี่ยนใจ ลองหาโอกาสพูดคุยหรือการประชุมที่คุณสามารถขายข้อเสนอที่ดีกว่าให้กับพวกเขาได้ พยายามอย่างดีที่สุดเพื่อค้นหาว่าพวกเขาไม่พอใจในเรื่องอะไรและทำให้แน่ใจว่าเราหาวิธีแก้ไขได้ พนักงานที่มีคุณค่าเป็นผลดีต่อองค์กร
บทสรุป
ในบทบาทของผู้จัดการ แม้ว่าหนทางข้างหน้าจะเป็นเส้นทางที่ท้าทายหรือยากเย็นแสนเข็ญขนาดไหน แต่การได้อยู่ในตำแหน่งนี้เป็นการบ่งบอกว่าเรามีความรับผิดชอบมากมายในองค์กร บอกตัวเองว่าถ้าคนอื่นเห็นว่าเราควรอยู่ตำแหน่งนี้ นั่นแสดงว่าเขาเชื่อว่าเราทำได้ เขาเห็นในความสามารถของเรา เพราะฉะนั้นเราควรเชื่อมั่นใจตัวเอง อย่ากลัวที่จะก้าวหน้า แล้วรับบทบาทการเป็นผู้จัดการด้วยความยินดี
หากเราต้องการปรับปรุงงานของเราในฐานะผู้จัดการคนหนึ่ง นี่ถือเป็นสัญญาณที่ดีและเป็นเครื่องบ่งชี้ว่าเรามีความตั้งใจแน่วแน่ที่จะทำสิ่งต่างๆให้สำเร็จลุล่วงไปได้ หากเราเคยสงสัยในความสามารถของตัวเอง ขอให้คิดใหม่เพราะเราเองก็สามารถมีทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อจัดการทีมของเราให้ประสบความสำเร็จได้อยู่แล้ว
“ใช้เวลาของเราในบทบาทผู้จัดการ ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของสมาชิกในทีม ค้นหาว่าใครสมควรได้รับการเลื่อนตำแหน่งหรือย้ายไปแผนกอื่น อย่าลืมให้รางวัลทุกคนให้เหมาะสมกับความพยายามในการทำงานของพวกเขา”
