Time Management Skills หรือ ทักษะการบริหารเวลา เป็นทักษะที่สามารถทำให้คุณเป็นพนักงานที่ดีขึ้นและปรับความสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตของคุณได้
Time Management Skills หรือ การบริหารเวลาเป็นหนึ่งในทักษะการทำงานและทักษะชีวิตที่สำคัญ จริงๆ แล้วทักษะนี้เป็นทักษะยอดนิยมที่บริษัทต่างมองหาจากตัวพนักงานทุกคนด้วย เพราะผู้สรรหาบุคคลและทีมบริหารมักทราบดีว่าการบริหารเวลาของพนักงานสามารถสร้างหรือทำลายองค์กรที่พวกเขาพยายามสร้างอยู่ได้
“นักวิจัยพบความเชื่อมโยงระหว่างทักษะการบริหารเวลากับประสิทธิภาพในการทำงาน”
ทุกคนตระหนักดีว่าการบริหารเวลามีความสำคัญต่อการทำงานแค่ไหน จากงานวิจัยนักวิทยาศาสตร์พบความเชื่อมโยงระหว่างทักษะการจัดการเวลากับประสิทธิภาพในการทำงานไม่ว่าอุตสาหกรรมใดก็ตาม ปัญหาก็คือถึงแม้ว่าทักษะการบริหารเวลาจะเป็นที่ต้องการมากแค่ไหน คนส่วนใหญ่ก็อาจจะยังไม่รู้วิธีเรียนหรือสอนทักษะนี้อยู่ดี ซ้ำร้ายคือคุณอาจจะมีความเชื่อที่ผิดๆ ว่าคุณบริหารจัดการเวลาได้ดี ซึ่งนั่นคือกำแพงใหญ่ที่ขวางกั้นไม่ให้คุณเริ่มปรับปรุงทักษะการบริหารเวลาของตัวเอง
ทักษะการบริหารเวลาคืออะไร?
แม้จะเป็นทักษะที่เราถามหากันทั่วไปในองค์กรแต่การบริหารเวลาไม่ใช่สิ่งที่คนส่วนใหญ่สามารถทำได้กันในรูปแบบจริงจัง ทักษะการบริหารเวลาคือสิ่งที่ช่วยให้คุณประหยัดเวลาและใช้มันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงการตั้งเป้าหมาย การวางแผน การจัดลำดับความสำคัญ การใช้ปฏิทันอย่างมีประสิทธิภาพ การสร้างกิจวัตรประจำวัน การตัดสินใจมอบหมายงาน และการเรียนรู้ที่จะหลีกเลี่ยงการเสียเวลา แม้แต่การจัดระเบียบพื้นที่ทำงานของคุณก็เป็นทักษะในการบริหารเวลาเช่นกัน
ทำไมทักษะการบริหารเวลาจึงสำคัญ?
สำหรับมืออาชีพการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพจะทำให้คุณเข้าใกล้ความสำเร็จได้เร็วขึ้น เมื่อคุณขาดทักษะการบริหารเวลาคุณมักจะควบคุมสิ่งต่างๆ รอบตัวไม่ได้และคุณจะขาดอิสระในการทำอะไรก็ตามที่คุณต้องการ เป็นเรื่องปกติอยู่แล้วที่รายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันของคุณจะล้นมือจนไม่สามารถทำเสร็จได้หมด ผลลัพธ์ก็คือ ผลงานที่ล่าช้าหรือ ผลงานที่ต่ำกว่ามาตรฐาน
“งานเข้ามายุ่งกับชีวิตส่วนตัว”
เมื่อคุณขาดทักษะการบริหารเวลาที่ดี คุณจะมีความเครียดมากมายเกิดขึ้นภายในใจ มีความเสี่ยงสูงต่อภาวะหมดไฟเนื่องจากความเหนื่อยล้าในการทำงานและขอบเขตในการทำงานกับชีวิตที่ผสมปนกันจนยุ่งเหยิง คนที่ขาดทักษะการบริหารเวลามักจะทำงานจนดึกตลอดเวลาเพื่อตามให้ทันช่วงเวลาที่พวกเขาทำหล่นหาย พวกเขามักจะนำงานกลับบ้านหรือกังวลเรื่องงานนอกเวลางาน ผลลัพธ์คือ ขอบเขตระหว่างเวลางานกับเวลาชีวิตของคุณหายไป และไม่สามารถตัดการเชื่อมต่อการทำงานได้อย่างแท้จริง
ประเภทของทักษะการบริหารเวลา
ในการทำงานประกอบไปด้วยการบริหารเวลามากมายที่จะช่วยให้คุณใช้เวลาในแต่ละวันให้เกิดประโยชน์สูงสุด และทักษะการบริหารเวลาต่อไปนี้จะช่วยคุณปรับปรุงและพัฒนาชีวิตการทำงานและชีวิตนอกเวลาของคุณได้
1. ตั้งเป้าหมาย
การตั้งเป้าหมายไม่ได้หมายถึงเป้าหมายใหญ่ในระยะยาวของคุณมากนัก แต่หมายถึงการตั้งเป้าหมายสำหรับแต่ละกระบวนการที่จะทำให้รายการสิ่งที่ต้องทำของคุณเสร็จสิ้นในแต่ละวัน กระบวนการเหล่านั้นจะแบ่งออกเป็นเป้าหมายและระยะเวลาที่จะบรรลุเป้าหมายแต่ละอย่าง ยกตัวอย่างเช่น การประชุมตั้งงบประมาณ ภายในวันที่ 15 มีนาคม ต้องหาสถานที่ให้เสร็จภายในวันที่ 25 มีนาคม ต้องสรุปรายชื่อแขกและส่งคำเชิญภายในวันที่ 28 มีนาคม เป็นต้น
“หลักการ S M A R T”
หนึ่งในการตั้งเป้าหมายอย่างง่ายคือการนำเครื่องมืออย่าง SMART goal เข้ามาช่วย ซึ่งคือการตั้งเป้าหมายให้ Specific เฉพาะเจาะจง Measurable สามารถวัดผลสำเร็จได้ Achievable เป็นไปได้ Relevence สอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาว Time-based ระยะเวลาจำกัด ยกตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการขายสินค้าบางอย่างอยู่ต้องมีเป้าหมายที่เจาะจงว่าต้องทำอะไรจึงจะบรรลุเป้าหมาย ขายกี่รูปแบบ และแต่ละรูปแบบมีแนวโน้มการขายที่ผ่านมาอย่างไร ทั้ง 2 รูปแบบเกี่ยวข้องกับการเลื่อนขึ้นไปสู้เป้าหมายส่วนบุคคลหรือบริษัทในระยะยาวอย่างไร และยอดขายต้องปิดภายในกี่เดือน
2. การจัดลำดับความสำคัญ
การตั้งเป้าหมายให้ประสบความสำเร็จต้องรู้วิธีการแบ่งกระบวนการใหญ่ให้ออกเป็นขั้นตอนย่อยๆโดยประมาณว่าแต่ละเป้าหมายจะใช้เวลานานเท่าไร จัดลำดับความสำคัญให้เหมาะสม คำนึงว่าทุกการตัดสินใจต้องทำไปอย่างมีสติและคำนึงถึงผลลัพธ์ที่จะตามมาด้วย เพราะผู้คนส่วนใหญ่มักจะให้ความสำคัญกับสิ่งที่อยู่ตรงหน้าเพียงอย่างเดียว
“การจัดลำดับความสำคัญคือการรู้ว่าอะไรที่ควรปฏิเสธ”
มีปัจจัยหลายอย่างที่ต้องพิจารณาในการจัดลำดับความสำคัญ ไม่ว่าจะเป็น ความสำคัญ ผลกระทบ ความเร่งด่วน ความยาก ความซับซ้อน และการกำหนดเวลา ซึ่งท้ายที่สุดแล้วเราไม่สามารถทำทุกอย่างได้ เราจึงต้องรู้วิธีการตัดบางสิ่งออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำ จากนั้นจึงตัดสินใจว่าจากรายการสิ่งที่เลือกแล้วว่าจะทำ จะทำอะไรก่อน แล้วต่อด้วยอะไร เพื่อบรรลุเป้าหมายทั้งหมดในกรอบเวลาที่กำหนด
“เริ่มจากจัดการความคาดหวังของตัวเอง”
หากคุณต้องการจัดลำดับความสำคัญให้ประสบความสำเร็จ คุณควรเริ่มจากการจัดการความคาดหวังในตัวเองของคุณเสียก่อน แล้วจึงแบ่งกระบวนการใหญ่ออกเป็นขั้นตอนย่อยๆ หลังจากนั้นจึงวิเคราะห์ความสำคัญและความเร่งด่วนของแต่ละงานเพื่อวางตารางเวลา คาดคะเนระยะเวลาที่ใช้ในแต่ละงาน และลงมือจัดทำตารางเวลางานโดยเรียงตามลำดับความสำคัญที่คุณต้องการได้เลย
3. การกำหนดเวลา
เป้าหมายพื้นฐานของการกำหนดระยะเวลาที่คุณใช้ในแต่ละกระบวนการคือทำให้สมจริงและดูเป็นไปได้มากที่สุด โดยจะต้องสอดคล้องกับจำนวน ขนาด และประเภทของงาน ตัวอย่างเช่น คุณอาจแบ่งเวลาครึ่งชั่วโมงแรกของช่วงเช้าเพื่อตอบ Email และอ่านข้อความ จากนั้นในชั่วโมงถัดไปคุณอาจจะประชุมกับลูกค้า และต่อด้วยการรับประทานอาหารกลางวัน ซึ่งในช่วงเวลานี้คุณจะต้องปิดกั้นตัวเองออกจากการทำงนทั้งหมด เพราะนี่เป็นเวลาพัก หากคุณกลัวว่าจะไม่สามารถทำตามกำหนดเวลาที่ตั้งไว้ได้ให้คุณใช้นาฬิกาหรือการตั้งปลุกจากโทรศัพท์เข้าช่วย เป้าหมายพื้นฐานของการกั้นเวลาคือการกำหนดวันของคุณให้สมจริงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้แม้อยู่นอกการประชุม
“การปิดกั้นตัวเองจากสิ่งอื่นนอกแผนเป็นกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพในการทำให้คุณจดจ่อกับแผนที่คุณวางไว้”
การกำหนดเวลาให้ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องเข้าใจว่าแต่ละงานใช้เวลานานเพียงใด โดยคุณอาจอาศัยประสบการณ์ที่ผ่านมาหรือสอบถามจากคนที่เคยทำมาแล้ว จดจ่อกับเวลาที่คุณวางไว้ เมื่อคุณหลุดโฟกัสให้คุณพยายามเปลี่ยนทิศทางความสนใจของตัวเองให้กลับมายังงานในแผน และมอบหมายงานออกไปเสียบ้าง
4. การมอบหมายงาน
อย่าคิดว่าการมอบหมายงานเป็นการโยนงาน แต่เป็นการมอบสิทธิ์ให้คนอื่นที่เกี่ยวข้องได้มีส่วนร่วมบ้าง ซึ่งจะช่วยให้คุณมีอิสระในการทำงานอื่นที่ระดับสูงขึ้น และเพิ่มความรวดเร็วให้กับโครงการในมืออีกด้วย คนส่วนใหญ่คิดว่าการจะมอบหมายงานนั้นต้องเป็นผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น แต่ความจริงคือเมื่อคุณทำงานเป็นส่วนหนึ่งของทีมคุณสามารถขอให้พวกเขาช่วยงานหรือมอบหมายงานให้แก่พวกเขาตามความถนัดและความต้องการของแต่ละคนได้
“เราไม่ค่อยเต็มใจที่จะมอบหมายงาน”
ความไม่เต็มใจที่จะมอบหมายงานเกิดขึ้นจาก 2 สาเหตุด้วยกันคือ คิดว่าตัวเองทำได้ดีและเร็วกว่า หรือไม่ต้องการสร้างภาระให้กับผู้อื่น แต่จำไว้ว่าแม้ว่าคุณจะเป็นที่หนึ่งของบริษัทจริง แต่มันเป็นเพียงระยะสั้นเท่านั้น ซึ่งการมอบหมายงานจะช่วยประหยัดเวลาได้ในระยะยาว นอกจากนี้การมอบหมายงานมักเป็นของขวัญให้แก่ผู้รับเพราะเป็นการให้โอกาสแก่ผู้ที่ทำงานให้เราได้พัฒนาตัวเองได้อีกด้วย
5. การจัดการงาน
ในวันหนึ่งเราอาจมีงานมากกว่า 20 งานต้องทำให้เสร็จ งานบางอย่างอาจเล็กน้อย เช่น การติดต่อหาลูกค้า การเข้าร่วมงานสังคมต่างๆ ในขณะที่งานอื่นต้องใช้เวลามากกว่า เช่น การประชุม หรือการหารือโครงการใหม่ที่กำลังจะเกิดขึ้น เป็นต้น
“ตอบให้ได้ว่างานใดต้องเสร็จก่อน”
เคล็ดลับของการจัดการงานแต่ละอย่างให้ลุล่วงคือ คุณต้องระบุให้ได้ว่างานใดที่เร่งด่วนที่สุด แล้วจึงดำเนินการตามนั้นโดยอย่าปล่อยให้ตัวเองถูกครอบงำ หรือดึงไปโดยงานใหม่หรืองานไม่คาดฝันที่เพิ่งเข้ามาบนโต๊ะทำงานของคุณ การทำแบบนี้จะเป็นการสร้างระบบที่ดีให้กับการทำงานของคุณ เพราะด้วยตำแหน่ง หน้าที่ หรือบทบาทที่คุณได้รับจากบริษัท อาจทำให้ในหนึ่งวันคุณมีงานแทรกเข้ามามากมาย ซึ่งไม่ได้เกี่ยวกับงานหลักที่คุณต้องการจะบรรลุให้เสร็จภายในหนึ่งวัน
วิธีพัฒนาทักษะการบริหารเวลา
หากคุณมุ่งมั่นที่จะพัฒนาทักษะการบริหารเวลาของคุณ ขั้นตอนแรกคือ การรับรู้ คุณต้องติดตามงานทุกอย่างที่เกิดขึ้นอย่างกระตือรือร้นเพื่อตัดสินใจให้ได้ว่าจะมุ่งเน้นไปที่จุดใดก่อน คุณต้องตรวจสอบก่อนว่าคุณจะใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์หรือหนึ่งวันไปกับอะไร ในหนึ่งวันคุณทุ่มเทให้กับงานมากเพียงใด บ่อยแค่ไหนที่คุณจมอยู่กับสิ่งอื่นนอกเหนือจากงานในแผน ให้คุณลองสังเกตและบันทึกทุกการเคลื่อนไหวด้วยตัวเอง สิ่งนี้จะช่วยคุณได้มากในการพัฒนาทักษะการบริหารเวลา
“มองหาเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับคุณ”
ไม่มีการจำกัดจำนวนเครื่องมือที่จะช่วยในการบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง กุญแจสำคัญของการบริหารเวลาที่ดีที่สุดคือการมองหาเครื่องมือที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ เพราะเครื่องมือเหล่านั้นจะกลายเป็นเครื่องมือที่ดีที่สุด หลังจากนั้นสิ่งที่คุณต้องทำคือการมุ่งมั่นที่จะใช้เครื่องมือเหล่านั้นในชีวิตและวันทำงานของคุณ
“สุดท้ายแล้วคุณก็จะต้องฝึกฝนทักษะบริหารเวลา”
เริ่มต้นด้วยการเลือกกลยุทธ์การบริหารเวลาที่เหมาะสมกับคุณที่สุดหรือดูง่ายที่สุดสำหรับคุณ หลังจากนั้นสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันหรือแบ่งเป้าหมายใหญ่ออกเป็นขั้นตอนย่อยแล้วมุ่งมั่นที่จะฝึกฝนการทำงานนั้นให้สำเร็จทุกวันเป็นเวลาหนึ่งเดือน ซึ่งนานพอที่จ่ะทำให้มันกลายเป็นนิสัย จากนั้นลองพิจารณาเครื่องมืออื่นๆที่คุณอาจได้รับประโยชน์จากมันเพิ่มลงในกล่องเครื่องมือของคุณเผื่อเก็บไว้ใช้ในสถานการณ์ต่างๆ
บทสรุป
Time Management Skills หรือ ทักษะการบริหารเวลา ประกอบด้วยทักษะหลากหลายทักษะประกอบเข้าด้วยกัน ดังนั้นคุณสามารถปรับปรุงสิ่งเหล่านี้ได้อย่างสมบูรณ์เพื่อให้ตัวคุณเองมีประสิทธิภาพมากขึ้น และค้นหาสิ่งที่ดีกว่าเพื่อเพิ่มความสมดุลของชีวิตการทำงาน
การบริหารเวลาเป็นทักษะที่ไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ยังช่วยเพิ่มความสามารถในการทำงานให้ทันกำหนดเวลาและความคาดหวังของตัวคุณเองได้อีกด้วย ซึ่งทักษะการบริหารเวลาคือการเรียนรู้วิธีการใช้เวลาของคุณในลักษณะที่สนับสนุนคุณให้ถึงเป้าหมายของคุณให้เร็วที่สุด ซึ่งเป็นทักษะที่จะแข็งแกร่งและช่วยให้คุณวางแผนล่วงหน้าเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องตะเกียกตะกายทำงานให้ทันกำหนดเวลาในชั่วโมงสุดท้าย
“การเปลี่ยนนิสัยหรือเปลี่ยนพฤติกรรมอาจเป็นเรื่องยาก แต่การฝึกฝนจะเป็นหนทางให้คุณทำเรื่องยากให้สำเร็จได้”
Reference:
These Time Management Skills Can Make You a Better Employee—and Improve Your Work-Life Balance
บทความแนะนำ:
One Easy Habit – หนึ่งนิสัยง่ายๆ ที่จะทำให้คุณมีความสุขกับงานที่ทำ
