Key Performance Indicator (KPI) - ใช้อย่างไร และ ทำอย่างไรจึงจะได้ผล?

Key Performance Indicator (KPI) เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่มีหน้าที่เป็นตัวชี้วัดเชิงปริมาณที่นำมาใช้ในการวัดประสิทธิภาพขององค์กรและความคืบหน้าในการบรรลุเป้าหมาย KPI ถือเป็นเรื่องมือที่นิยมมาก มีการนำไปใช้ในการวัดผล ประเมินผลงานของคน หน่วยงาน และ องค์กร

“เรื่องของ KPI เหตุที่มันไม่ Work ก็เพราะ คนตั้งไม่ได้ทำ คนทำไม่ได้ตั้ง”

ทำความเข้าใจ KPI

KPI เป็นเครื่องมือในการใช้ชี้วัดผลงานหรือความสำเร็จของงาน โดยจะเทียบผลการปฏิบัติงานกับเป้าหมายหรือมาตรฐานที่ตกลงกันไว้ ซึ่งนอกจากจะใช้ประเมินผลการทำงานของพนักงานได้แล้ว ยังสามารถใช้วัดและประเมินความก้าวหน้าขององค์กรได้อีกด้วย โดย KPI มีหลายประเภท ยกตัวอย่างเช่น KPI สำหรับการเงิน การดำเนินงานหรือธุรกิจ การพัฒนาคนหรือองค์กร หรือ อื่นๆ เรียกได้ว่า สามารถเอาไปใช้ได้มากมายหลากหลายด้าน

เราจะนำ KPI ไปใช้อย่างไร?

KPI เกี่ยวข้องกับการวัดผล โดยใช้เป็นตัวชี้วัดเฉพาะประเมินประสิทธิภาพเชิงปริมาณ ดังนั้นความสำเร็จของ KPI ขึ้นอยู่กับการรวบรวมข้อมูลที่ถูกต้อง แม่นยำ และสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่าได้รับข้อมูลเชิงลึกที่เชื่อถือได้ และหากองค์กรที่ใช้ KPI มีการใช้ข้อมูลแบบเรียลไทม์ จะยิ่งช่วยให้องค์กรได้ใช้ประโยชน์จาก KPI ได้อย่างเต็มที่ ช่วยองค์กรให้สามารถปรับตัวเข้ากับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็วได้

KPI จะต้องสอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กร เพื่อให้มั่นใจว่ามีส่วนช่วยอย่างมีความหมายต่อความสำเร็จโดยรวม โดยต้องคำนึงถึงความท้าทายและต้องดำเนินการภายในกรอบเวลาที่ต้องคำนึงถึงเวลาที่เหมาะสมด้วย อาทิเช่น ทั่วไปก็ 1 ปี เป็นต้น ประการที่สำคัญคือ นอกจาก KPI จะให้ข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวข้องแล้ว จะต้องเป็นสิ่งที่คนในองค์กรสามารถนำไปปฏิบัติได้ ทำได้จริงด้วย

การกำหนด KPI ที่มีประสิทธิภาพ

การสร้าง หรือ กำหมด KPI ที่มีประสิทธิภาพ จะต้องใช้แนวทางกระบวนการคิด สร้างที่เป็นระบบ โดยเริ่มจากความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ขององค์กรเสียก่อน เป้าหมาย ทิศทางขององค์กรต้องการไปในจุดใด เพราะการกำหนดหรือตั้ง KPI จะต้องไปในทิศทางเดียวกันกับองค์กรด้วย

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรระมัดระวัง ยกตัวอย่างเช่น การกำหนดเป้าหมายที่ไม่สมจริง หรือการพึ่งพาตัวชี้วัดที่ไม่เกี่ยวข้องซึ่ง หรือ พนักงานขาดการมีส่วนร่วมในการตั้ง KPI ซึ่งข้อผิดพลาดดังกล่าวล้วนมีผลทำให้ KPI ไม่ประสบความสำเร็จได้

KPI เหมาะกับการนำไปใช้กับเรื่องการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง การประเมินและปรับปรุง KPI เป็นประจำ ช่วยให้องค์กรมั่นใจได้ว่า KPI ยังคงเกี่ยวข้องและมีประสิทธิภาพถึงแม้ว่าเมื่อเวลาจะผ่านไป การใช้เทคโนโลยีมาเป็นตัวช่วย เช่น Dashboard หรือ เครื่องมือในการติดตามผล องค์กรจะได้ประโยชน์จากช่วยเพิ่มความแม่นยำและประสิทธิภาพของการตรวจสอบ KPI นอกจากนี้ ความผูกพันของพนักงาน การให้พนักงานมีส่วนร่วมในกระบวนการคิด สร้าง และกำหนด KPI จะช่วยส่งเสริมความรู้สึกเป็นเจ้าของกับ KPI เป้าหมายองค์กร และทำให้พวกเขามีความรับผิดชอบมากขึ้นได้อีกด้วย

ความท้าทายกับ KPI

ปัญหา อุปสรรค หรือ ความท้าทายที่พบบ่อยๆ เช่น มีการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง หรือ คุณภาพของข้อมูลไม่เพียงพอ หรือ พนักงานขาดการมีส่วนร่วมในกระบวนการของ KPI

“เรื่องของ KPI หากอยากให้ Work ผู้นำต้องทำให้เห็นว่าสำคัญ และทำให้เป็นตัวอย่างด้วยการเอามาวัดตัวเองด้วย”

ดังนั้นการจะเอาชนะอุปสรรคดังกล่าว เพื่อจะให้การนำ KPI ไปใช้ในวัฒนธรรมองค์กรอย่างราบรื่น องค์ประกอบที่สำคัญเพื่อนำไปสู่ความสำเร็จของ KPI นั่นก็คือ บทบาทของความเป็นผู้นำ ความเป็นผู้นำมีบทบาทสำคัญในการสนับสนุนการใช้ KPI และส่งเสริมวัฒนธรรมที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของทีม การทำให้ทีมเข้าใจและมีส่วนร่วมในกระบวนการ KPI จะช่วยเพิ่มความสำเร็จโดยรวมได้ ดังนั้น นี่คือการบ้านที่ผู้นำองค์กรในทุกระดับชั้นต้องทำ

คำถามที่พบบ่อย

KPI มีไว้สำหรับองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้นหรือไม่? : KPI สามารถปรับเปลี่ยนได้ และเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจได้ ทุกขนาด รวมถึงสตาร์ทอัพ และวิสาหกิจขนาดเล็ก หรือ แม้กระทั่งเอามาใช้กับคนทั่วๆ ไปในเรื่องการดำเนินชีวิต

ควรประเมิน KPI ซ้ำบ่อยแค่ไหน? : การประเมินซ้ำเป็นประจำเป็นสิ่งสำคัญ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระดับการแข่งขัน การเปลี่ยนแปลงของอุตสาหกรรมและเป้าหมายทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป

KPI จะมีประสิทธิภาพได้ หากไม่มีเทคโนโลยีขั้นสูงหรือไม่? : แน่นอนว่า KPI ที่กำหนดไว้อย่างดี สามารถให้ผลลัพธ์ที่ดีได้ ถึงแม้จะไม่มีเครื่องมือที่ใช้เทคโนโลยีขั้นสูงก็ตาม

พนักงานมีบทบาทอย่างไร ต่อความสำเร็จของ KPI? : พนักงานถือเป็นส่วนสำคัญมาก ผลลัพธ์เกิดจากความเข้าใจและการทำงานร่วมกัน ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญในการบรรลุวัตถุประสงค์ของ KPI

KPI รับประกันความสำเร็จทางการเงินหรือไม่? : ถึงแม้ว่าจะไม่รับประกันได้ 100% แต่ KPI ที่ได้รับการตั้งอย่างมีกลยุทธ์และนำไปปฏิบัติได้จริง จะมีส่วนช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จทางการเงินได้สูงมากเช่นกัน

บทสรุป

โดยสรุป Key Performance Indicator (KPI) คือ KPI ไม่ใช่แค่การวัดผลเท่านั้น แต่เป็นเครื่องมือที่สำคัญเชิงกลยุทธ์และสามารถนำมาใช้ได้กับทุกประเภทของธุรกิจ สายงาน ตำแหน่งงาน โดยใช้ได้กับองค์กรทุกขนาด ระบบกระบวนการ KPI ที่ดี จะต้องมีการติดตามอย่างต่อเนื่อง มีความสอดคล้องกับเป้าหมาย และสุดท้าย ผลลัพธ์ที่ต้องการจาก KPI จะเกิดขึ้นได้ก็อยู่ที่คนซึ่งเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการปลดล็อกศักยภาพสูงสุดของ KPI นั่นเอง

…………………………………………………………………………………..