อยากคุยกับ HR - สิ่งที่คุณควรรู้ก่อนคุยกับฝ่ายบุคคลเกี่ยวกับปัญหาในที่ทำงาน

อยากคุยกับ HR ใช่ไหม? คุณคิดว่าสิ่งที่คุณกำลังจะเล่าให้เขาฟังมันปลอดภัยไหม? พวกเขาจะช่วยคุณได้ไหม? ในบทความนี้จะนำเสนอในประเด็นที่คุณต้องเข้าใจถึงประโยชน์และปัญหาที่อาจจะตามมา กับ สิ่งที่คุณควรรู้ก่อนคุยกับฝ่ายบุคคลเกี่ยวกับปัญหาในที่ทำงาน

ถ้าจะให้ว่ากันตามตรงแล้ว HR หรือ ฝ่ายบุคคล ก็ดูจะคล้ายคลึงกับฝ่ายปกครองในโรงเรียนที่เราเคยวิ่งหนีตอนใส่ถุงเท้าข้อสั้นหรือแอบพักกระโปรงนักเรียนอยู่เหมือนกัน อาจารย์ฝ่ายปกครองที่ดูจะเข้าถึงยากและอาจจะดุมาก ด้วยความที่พวกเขาคือเหล่าคนที่จริงจังกับกฎระเบียบมากที่สุดในโรงเรียนเลยก็ว่าได้ แล้วเราที่พูดได้ไม่เต็มปากว่าถูกระเบียบ 100% จะทำให้เราไปกล้าคุยด้วยได้อย่างไร?

อาจจะเพราะบุคลิก บทบาท หรือภาพลักษณ์ที่เราสวมให้กับพวกเขา ทำให้เรารู้สึกว่าแค่เหยียบเท้าเข้าห้องปกครองไปก็รู้สึกถึงบรรยากาศที่น่าวิตกกังวลเข้าให้แล้ว HR หรือ ฝ่ายบุคคล ก็เช่นกัน คนส่วนใหญ่มักบอกว่าเราไม่ควรไว้ใจฝ่ายทรัพยากรบุคคล เช่น ถ้าหากเราเผลอไปแอบนินทาเจ้านายให้เขาได้ยิน หรือ วันนี้แอบพักกลางวันเกินสักครึ่งชั่วโมงแล้วไปรู้ถึงหูพวกเขาเข้า ฝ่ายบุคคลอาจจะเอาเรื่องกับเราได้

“ฝ่ายบุคคลเป็นผู้ตัดสิน ระหว่างพนักงานกับผู้บริหาร”

อาจจะดูน่าขันไปหน่อย แต่ต้องยอมรับว่าพนักงานหลายคนเข้าใจกันแบบนี้จริงๆ แต่ขอหยุดความคิดนี้เอาไว้ก่อนเลย ฝ่ายบุคคลไม่ใช่ศาล หรือ คนตัดสินความผิดหรือเรื่องราวใดๆ ก็ตามที่คุณทำ และหากคุณทะเลาะกับพนักงานโต๊ะข้างๆ ฝ่ายบุคคลก็ไม่ใช่คนตัดสินใจว่าใครผิดเลย ตราบใดที่คุณเองก็ยังไม่แน่ใจว่าฝ่ายบุคคลทำอะไรกันแน่ เมื่อใดกันล่ะ ที่คุณจะขอความช่วยเหลือจริงๆ จากพวกเขาได้ หรือ อยากคุยกับ HR ตอนไหนดี?

ฝ่ายบุคคล เขาทำอะไรกันแน่?

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีงานที่ที่ต้องรับผิดชอบครอบคลุมสิ่งต่างๆ ไว้มากมาย ไม่ว่าจะเป็นผลประโยชน์ ค่าตอบแทน นโยบายด้านบุคลากร การปฏิบัติตาม กฎหมาย การสืบสวน ความช่วยเหลือในการจ้างงาน ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงาน และอื่นๆในองค์กร

“พนักงานมักจะไม่เห็นสิ่งที่ฝ่ายบุคคลทำมากนัก”

โดยทั่วไปแล้วหน้าที่เหล่านี้ จะถูกแยกออกจากกันอีกทีภายในแผนกทรัพยากรบุคคล คุณจะพบว่าจะมีทั้งฝ่ายบุคคลที่ทุ่มเทเวลาและแรงกายไปกับสรรหาพนักงานใหม่หรือทำเรื่องการว่าจ้างพนักงานที่มีอยู่ ในขณะที่อีกกลุ่มหนึ่งกำลังวิเคราะห์ค่าตอบแทนให้กับพนักงาน ทั้งการเปรียบเทียบเงินเดือนกับผลงานและพฤติกรรม หรือแม้แต่การตรวจสอบให้แน่ใจว่าเงินเดือนมีความยุติธรรมและสอดคล้องกับตลาดมากพอ นอกจากนี้ยังมีอีกกลุ่ม ซึ่งเป็นกลุ่มที่ทำหน้าที่ในการฝึกอบรมและพัฒนาพนักงานในบริษัทให้มีศักยภาพในการทำงานดียิ่งขึ้น

“เป็นเรื่องจริงที่คุณและรวมไปถึงพนักงานอีกหลายคนมักไม่กล้าไว้ใจฝ่ายบุคคล”

ด้วยเนื้องานของพวกเขามักจะเกี่ยวข้องกับการจ้างงาน การเริ่มงาน และค่าตอบแทนของคุณ ทำให้คุณมักมีกำแพงให้กับเพื่อนพนักงานแผนกนี้อยู่เสมอ หลายคนมีความคิดว่าฝ่ายบุคคลทำงานให้บริษัทก็จริง แต่พวกเขาไม่ใช่พนักงาน ซึ่งหากคิดแบบนี้แล้วคุณจะไม่กล้าไว้ใจคนจากแผนกนี้อีกเลย ความจริงแล้วหน้าที่ของฝ่ายบุคคลก็คือการตอบสนองความต้องการของบริษัทในหลายกรณี ซึ่งหมายถึงการตอบสนองความต้องการของพนักงานด้วยเช่นกัน ยกตัวอย่างเช่น การทำให้พนักงานมั่นใจว่าบริษัทได้เสนอเงินเดือนที่เหมาะสมและสามารถแข่งขันกับบริษัทอื่นๆ ที่อาจจะแย่งคุณไปได้ การดูแลจัดการความไม่เป็นธรรมในบริษัท และการทำงานเพื่อเพิ่มขวัญกำลังใจ เป็นต้น

“น่าเสียดายที่บางครั้ง สิ่งที่ดีที่สุดสำหรับเจ้านายอาจไม่ใช่สิ่งที่ดีที่สุดสำหรับพนักงาน”

หากสถานการณ์เช่นนี้เกิดขึ้น มันอาจจะน่าผิดหวังสำหรับคุณเสียหน่อยเพราะผลประโยชน์ของนายจ้างจะเป็นตัวกำหนดเนื้องานให้กับฝ่ายบุคคล พนักงานฝ่ายบุคคลที่ดีจะสนใจว่าอะไรคือความยุติธรรมและถูกต้องสำหรับพนักงาน แต่โปรดจำไว้ว่างานของพวกเขาคือการประเมินปัญหาผ่านเลนส์แว่นตาที่เรียกว่าความเหมาะสมของบริษัทด้วย ดังนั้นหากคุณคาดหวังความชอบธรรม คุณอย่าลืมเอาความชอบธรรมของคุณหักลบกับความเหมาะสมและประโยชน์ของบริษัทด้วย

“ฝ่ายบุคคลต้องรู้จักเก็บข้อมูลเป็นความลับไม่ใช่หรือ?”

พนักงานฝ่ายบุคคลไม่ใช่นักบวชหรือจิตแพทย์ที่จะบอกคุณว่าจะรูดซิปปากทันทีที่ได้ฟังเรื่องราวของคุณ หากเรื่องใดที่คุณต้องการจะเก็บเป็นความลับ คุณก็ไม่ควรจะพูดให้กับฝ่ายบุคคลได้รับรู้ หากพวกเขาได้ยินสิ่งที่พวกเขาตัดสินว่าจำเป็นต้องแบ่งปัน พวกเขามีหน้าที่อย่างมืออาชีพที่จะทำเช่นนั้น และตามความเป็นจริงเมื่อมีข้อมูลเกี่ยวกับการล่วงละเมิดหรือการเลือกปฏิบัติ พวกเขาก็มีหน้าที่ตามกฎหมายที่จะต้องดำเนินการ หากคุณสงสัยหรือกำลังประสบกับการล่วงละเมิดทางเพศหรือการเลือกปฏิบัติ ฝ่ายบุคคลคือที่ที่เหมาะสมที่สุดที่คุณจะพูดมันออกมา เพราะนั่นคือหน้าที่ของพวกเขา

“ถ้าเป็นเช่นนั้น เมื่อเรามีปัญหา เรายังควรพูดคุยกับฝ่ายบุคคลหรือไม่?”

ฝ่ายบุคคลจะตัดสินว่าเรื่องใดควรเปิดเผยและเรื่องใดไม่ควร อาจมีข้อมูลบางสิ่งที่เห็นพ้องต้องกันว่าไม่มีใครจำเป็นต้องได้ยินหรือหากคุณบอกว่าคุณไม่อยากให้ใครได้รับรู้ พวกเขาก็จะเก็บข้อมูลนี้เอาไว้ เช่น คุณเพิ่งหย่าร้าง หนี้สิน หรือปัญหาสุขภาพ เป็นต้น แต่ทางที่ดีคุณควรหาเงื่อนไขของการรักษาความลับนั้นก่อนที่จะพูดสิ่งที่คุณต้องการเก็บไว้เป็นส่วนตัวมากกว่า

“ถ้าคนที่คุณมีปัญหาด้วยคือเจ้านายล่ะ?”

หากปัญหาที่คุณมีไม่ใช่เรื่องทางกฎหมาย สุขภาพ หรือความส่วนตัวในเรื่องเกี่ยวกับครอบครัวที่คุณอยากเก็บเอาไว้ นี่อาจทำให้คุณลำบากใจในการพูด เพราะปัญหาดังกล่าวเป็นเพียงบางพฤติกรรมจากคนบางคนที่ทำให้อารมณ์เสียเหลือเกิน แต่ไม่ได้ผิดกฎหมายข้อไหน เช่น เจ้านายของคุณอาจสอบตกในเรื่องการบริหารจึงทำให้ไม่สามารถเป็นผู้นำที่ดีให้คุณหรือคนในทีมได้ การจะพูดคุยกับฝ่ายบุคคลหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับว่าสถานการณ์นั้นรุนแรงแค่ไหน หากไม่ใช่เรื่องร้ายแรง ฝ่ายบุคคลมักจะไม่เข้าไปแทรกแซง แต่จะสอนคุณเกี่ยวกับกลยุทธ์ที่คุณสามารถลองจัดการได้ด้วยตัวเอง

“คุณต้องเข้าใจก่อนว่าฝ่ายบุคคลไม่มีอำนาจในการแก้ไขปัญหาเหมือนกันกับคุณ”

หากปัญหาที่คุณกำลังมีร้ายแรงมากเกินคุณรับไหว ยกตัวอย่างเช่น เจ้านายใช้ความรุนแรงอย่างเปิดเผย บังคับให้คุณทำในสิ่งที่ผิดกฎหมายหรือไม่ปลอดภัยต่อชีวิตของคุณ ในสถานการณ์นี้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจจะพูดคุยกับหัวหน้าของคุณและพยายามเข้าแทรกแซงเพื่อบรรเทาปัญหาหรือชะลอเรื่องเอาไว้ แต่โดยทั่วไปแล้วพวกเขาไม่มีอำนาจในการแก้ไข สิ่งที่พวกเขาทำได้คือการส่งเรื่องต่อให้กับหัวหน้าหรือผู้จัดการ หรือแนะนำการฝึกอบรมที่เหมาะสม และหากคุณต้องการการแก้ไขปัญหาที่มากกว่านี้ คุณสามารถแก้ไขปัญหาด้วยการแจ้งตำรวจหรือร้องเรียนกรมแรงงานได้

“บางครั้งการขอความช่วยเหลือ ก็อาจทำให้สถานการณ์แย่ลงได้”

หากปัญหาที่คุณเผชิญเป็นปัญหาเกี่ยวกับเจ้านาย คุณอาจต้องใช้เวลาในการคิดสักนิดก่อนที่จะเดินเข้าห้องฝ่ายบุคคลไปเพื่อพูดคุย เพราะบางครั้งการเข้าไปหาฝ่ายบุคคลเกี่ยวกับเรื่องราวเจ้านายที่ไม่ดีอาจมีความเสี่ยงและสร้างผลกระทบได้ในหลายทาง เจ้านายคุณอาจจะรู้อยู่แล้วว่าคุณต้องบอกฝ่ายบุคคล และการแทรกแซงของฝ่ายบุคคลอาจทำให้สถานการณ์แย่ลงกว่าเดิม แน่นอนว่าฝ่ายบุคคลที่ดีจะทำงานเพื่อปกป้องคุณและให้ความเป็นธรรมแต่ไม่ใช่ทุกคนจะมีทักษะในการทำเช่นนั้น

“จะเกิดอะไรขึ้น ถ้าบริษัทไม่มีฝ่ายบุคคล?”

บริษัทขนาดย่อมไปจนถึงกลางบางแห่งไม่มีแผนกทรัพยากรบุคคล ในกรณีนี้คุณจะมักจะถูกผูกติดอยู่กับหัวหน้าของคุณ ซึ่งเรื่องราวอาจจะวุ่นวายมากขึ้นเมื่อปัญหาที่คุณมีคือหัวหน้าตัวร้ายของคุณ เพราะมันทำให้คุณรู้สึกไร้ที่พึ่งพา แต่ไม่ใช่ว่าจะไม่มีทางออกของเรื่องนี้ คุณสามารถไปหาหัวหน้าของหัวหน้าคุณได้ แม้จะดูเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและยากเย็น แต่ก็ถือเป็นความหวังว่าพวกเขาอาจจะช่วยคุณได้ แต่ถ้าไม่เพราะเขาไม่มีทักษะในการจัดการมากพอ นี่คงเป็นการทำให้สิ่งต่างๆ แย่ลงไปอีก ดังนั้นก่อนที่คุณจะพูดคุยกับหัวหน้าของหัวหน้าคุณ คุณต้องพิจารณาให้แน่ใจก่อนว่าคนที่คุณตั้งใจจะคุยด้วยมีทั้งวิจารณญาณที่ดีและมีประวัติการจัดการข้อร้องเรียนของพนักงานเป็นอย่างดี

บทสรุป

หากคุณเป็นเพียงนักเรียนในโรงเรียนที่กลัวฝ่ายปกครองจนไม่อยากเข้าไปใกล้ มันคงไม่แปลกและไม่ได้ทำให้ผลประโยชน์ที่คุณได้รับมันลดน้อยลงมากนัก แต่หากคุณเป็นพนักงานที่ไม่กล้าแม้แต่จะพูดคุยกับฝ่ายบุคคลเพียงเพราะเกรง ไม่ไว้ใจ หรือระแวง เพราะคิดว่าพวกเขาไม่ใช่เพื่อนพนักงานแต่เป็นคนของบริษัท ความคิดนี้จะส่งผลต่อผลประโยชน์ในบริษัทของคุณแน่นอน

ฝ่ายบุคคลเป็นเพียงพนักงานที่ทำงานในแผนกหนึ่ง ซึ่งการทำงานของเขาล้วนมุ่งไปสู่เป้าหมายเดียวกันกับทุกคนในบริษัทนั่นก็คือการบรรลุเป้าหมายของบริษัท สิ่งสำคัญคือพวกเขายังเป็นคนที่รักษาผลประโยชน์และความยุติธรรมให้กับคุณ ไม่ใช่เพียงบริษัทเท่านั้น คุณควรรู้สึกสบายใจในการพูดคุยและทำความเข้าใจในเนื้องานของพวกเขาเหมือนกับที่คุณเข้าใจเนื้องานของเพื่อนพนักงานคนอื่นๆ