Time management เราเคยสงสัยไหม? ว่าคนเก่งๆ เขาบริหารจัดการเวลากันได้อย่างไร? ด้วยเวลาที่เท่ากัน คนนึงสามารถบริหารจัดการทำงานออกมาได้หลายอย่าง ได้งานที่มีคุณภาพ แถมเสร็จได้ตามกำหนดเวลาอีกด้วย
แต่ในอีกคนซึ่งก็มีเวลาเท่ากัน ได้รับปริมาณงานที่เท่ากัน แต่กลับไม่สามารถทำงานเหล่านั้นได้เสร็จตามกำหนดเวลา และงานที่ได้มาก็ไม่มีคุณภาพอีกด้วย
“ใครบริหารจัดการเวลา และ วางแผนงานได้ดีกว่า คนนั้นก็มีโอกาสที่จะประสบความสำเร็จในงานมากกว่า”
เรื่องของการบริหารจัดการเวลา หรือ Time management จึงเป็นอีกหนึ่งในทักษะที่สำคัญ ที่จะเป็นตัววัดประสิทธิภาพ ศักยภาพ และ ความสามารถของคน ว่าคนไหน หรือ กลุ่มไหนมีประสิทธิภาพ และสามารถสร้างผลลัพธ์ที่ดีในช่วงเวลาที่จำกัด ได้มากกว่ากัน
Time management จึงกลายเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับทุกอาชีพ และสำหรับทุกคน
เพราะเราอยู่ในยุคที่ปริมาณงาน ความซับซ้อนของงานมีมากกว่าในอดีต นอกจากนี้หลายๆ ครั้งงานที่เราทำก็ต้องเจอกับผลกระทบปัจจัยภายนอกไม่ว่าจะเป็นการแข่งขัน ความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงไป หรือ อื่นๆ ทำให้การบริหารจัดการเวลา กับงานให้ลงตัว กลายเป็นเรื่องที่ยากขึ้น และ ท้าทายมากขึ้น
“สิ่งที่ทุกคนมีเท่ากันอย่างแน่นอน คือ เวลา แต่ไม่ใช่ทุกคนใช้เวลาที่มีอย่างคุ้มค่า”
เพราะทุกคนมีเวลาจำกัด คำถามก็คือ เราจะทำอย่างไร? ที่เราจะสามารถใช้เวลาที่มี ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ได้คุณภาพด้วย และต้องเสร็จตรงหรือก่อนตามเวลาที่กำหนด โดยปราศจากความเครียด ความกัวลา และ ความกดดัน
พูดแบบนี้ดูเหมือนเรื่องนี้เป็นเรื่องง่าย แต่เอาเข้าจริง ทำไมหลายคนกลับทำกันไม่ได้?
“ทัศนคติและพฤติกรรมของตัวเราเองนี่แหละ ที่เป็นปัญหาหลักที่ทำให้เราไม่สามารถบริหารจัดการเวลาได้”
พอเราบริหารจัดการเวลาได้ไม่ดี หรือ ไม่ได้เลย ผลกระทบที่ตามมา ก็คือทำให้เราต้องทำงานต่างๆ ในแต่ละเรื่องหรือในแต่ละวัน ด้วยการใช้เวลามากกว่าที่ควรจะเป็น ยกตัวอย่างเช่น งานประเภทนี้ คนอื่นๆ หรือ คนทั่วไปในที่ทำงานของเรา อาจจะใช้เวลาทำโดยเฉลี่ยสัก 3 ชั่วโมง แต่สำหรับเรา ซึ่งเป็นคนบริหารจัดการเวลาได้ไม่ดี อาจจะลากยาวไป 4-6 ชั่วโมงก็ได้
อย่าเข้าใจผิดว่าการทำงานหนัก เลิกงานดึก เป็นคนขยัน หรือ เป็นคนมีความสามารถ
การเลิกงานดึก การหอบเอางานมาทำที่บ้านบ่อยๆ นั่นกำลังแสดงให้เห็นว่า เรากำลังมีปัญหาในเรื่องของการบริหารจัดการเวลา และ การบริหารจัดการชีวิต
ผลกระทบที่ตามมาเป็นอย่างไร?
งานเสร็จช้า คุณภาพงานมีปัญหา คุณภาพชีวิตก็ย่ำแย่ลงเพราะต้องทำงานในแต่ละวันยาวนานขึ้น เช่น ต้องทำงานล่วงเวลา กลับบ้านดึก มีเวลาพักผ่อนไม่เพียงพอ ไม่มีเวลาให้ครอบครัว เป็นต้น
“ทำไม คนเราถึงไม่สามารถบริหารจัดการเวลาให้มีประสิทธิภาพได้?”
พอ “Work Life เมื่อไม่ Balance มันก็ยากที่จะมีความสุข” เรามาดูกันว่าพฤติกรรมอะไรบ้าง ที่ส่งผลถึงเรื่องการบริหารจัดการเวลา
“ไม่มีเป้าหมาย หรือ ไม่เข้าใจเป้าหมายในการทำงาน หรือ ในเนื้องานที่ได้รับมอบหมาย”
ทำงานอย่างไร้เป้าหมายและไม่มีจุดหมาย แล้วจะรู้ได้อย่างไรว่าจะต้องใช้เวลาทำเท่าไร? เหมือนกับการขับรถแบบไม่รู้ว่าจะไปที่ใด ก็ทำได้แค่ขับวนๆ ไป สิ้นเปลืองน้ำมันปล่าวๆ
ก็เหมือนกับการทำงาน หากเราไม่เข้าใจวัตถุประสงค์ของเนื้องาน เราก็จะประเมินและวางแผนงานได้ยาก บางคนแย่กว่านั้น ตีความผิด ทำให้ไปเสียเวลามากมายทำในสิ่งที่ไม่สำคัญ ไม่จำเป็น ทำให้ต้องเสียพลังงานในการลงมือทำและทรัพยากรไปโดยเปล่าประโยชน์ ทำให้ไม่ได้ผลงาน และสุ่มเสี่ยงมีโอกาสอาจจะต้องตกงานได้เช่นเดียวกัน
“ได้รับงานมาแล้ว แต่ขาดการวางแผนที่ดี”
รู้เป้าหมาย รู้วัตถุประสงค์ของงาน แต่ไม่วางแผน หรือ วางแผนหลวมๆ แต่ใจเร็วด่วนได้ ลงมือทำไปเลย ก็อาจจะเสียพลังงานไปโดยเปล่าประโยชน์ได้เช่นเดียวกัน
งานทุกงาน เราอาจจะต้องเจอกับ Deadline ที่มีเวลาจำกัด ไม่ว่าปริมาณงานจะมากหรือน้อยแค่ไหน เราก็ต้องวางแผนให้ดี ก่อนลงมือทำ อย่างน้อย เราจะได้รับรู้ รับทราบตั้งแต่เนิ่นๆ ว่า เราต้องเตรียมตัวอะไรบ้าง หรือ ใครบ้างที่จำเป็นจะต้องขอความช่วยเหลือเขา เป็นต้น อย่าปล่อยจนนาทีสุดท้ายแล้วค่อยมาคิดวางแผน เพราะถึงตอนนั้น มันก็สายเกินไปซะแล้ว
“ชอบคิดว่า เวลาไม่เพียงพอ”
หลายคน ไม่ว่าจะได้รับงานมามากหรือน้อย ยากหรือง่าย พร้อมที่จะบ่นเสมอว่า เวลาไม่พอ มักคิดว่าเวลาน้อยเกินไป ทัศนคติแบบนี้ เป็นอาการของคนที่มี Fixed Mindset คือ มองว่าทุกอย่างจะต้องมีปัญหาแน่ๆ มองว่าทำไปก็ไม่เสร็จแน่ๆ ทั้งๆ ที่ไม่ได้ดูเนื้องานและไม่ได้วางแผนก่อนซะด้วยซ้ำ
การบ่นแบบนี้ ก็เท่ากับการยอมรับและเป็นการตีตราตนเองไปแล้วว่าไร้ความสามารถในการบริหารจัดการงาน แล้วต่อไป จะก้าวหน้า จะเติบโตในหน้าที่การงานได้อย่างไร? เพราะงานแค่นี้ ยังทำไม่ได้
“นิสัย ชอบสาย”
เรื่องนี้เป็นพฤติกรรมส่วนบุคคล ที่ขาดวินัย ขาดการให้ความสำคัญกับผู้อื่น ทำให้มีพฤติกรรมเป็นคนที่ไม่รักษาเวลา เช่น มักตื่นสาย ทำอะไรที่ไม่สำคัญมากกว่าเรื่องที่สำคัญอยู่บ่อยๆ มาทำงานสาย เข้าประชุมสาย ส่งงานสาย เป็นต้น
พวกเขามองว่า การสายนิดๆ หน่อยๆ ไม่น่าจะมีผลกระทบต่อใคร หรือ ต่อองค์กรมากมาย เพราะใครๆ ก็สายกันได้ทั้งนั้น หากเหตุของการสาย เป็นเหตุสุดวิสัย ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อยครั้งก็ไม่เป็นไร แต่หากเกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำอีก แบบนี้คือพฤติกรรมถาวรของคน ซึ่งเป็นเรื่องที่แก้ไขกันได้ยาก เพราะเรื่องสาย กลายเป็นนิสัยติดตัวคนคนนั้นไปซะแล้ว
“สิ่งเร้ารอบตัวเต็มไปหมด”
กิจกรรมที่ไม่ได้ก่อให้เกิดผลงานเต็มไปหมด พร้อมที่จะก่อกวน และทำให้เราไม่อยากทำงานได้เสมอ กิจกรรมไม่ว่าจะเป็น ดูหนัง ฟังเพลง เล่นโซเชียลมีเดีย หรือ พูดคุยกับเพื่อนฝูงในเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน ต่างก็เป็นกิจกรรมที่มีผลกระทบไปเบียดบังเวลาที่เราจำเป็นต้องใช้ในการทำงานทั้งสิ้น
ทำงานหนัก เราก็สามารถพัก หย่อนใจได้บ้างก็จริง แต่ก็ไม่ใช่พักงานไปทำในสิ่งที่ไม่สำคัญนานจนเกินไป นานจนไม่เหลือเวลาเพียงพอในการทำงานให้เสร็จทันกำหนด แบบนี้ ก็สร้างความเสียหายให้กับเราและงานได้เช่นกัน
“เอาไว้ก่อน หรือ เดี๋ยวก่อน ค่อยทำตอนใกล้ๆ ส่งก็ได้”
อาการแบบนี้ คือ อาการผัดวันประกันพรุ่ง ถือเป็นนิสัยอันตรายของคน ที่มีผลต่อการบริหารจัดการเวลาเป็นอย่างมาก ชอบทำงานใกล้ๆ เวลาส่ง ทำให้เวลาไม่พอในการตรวจทาน หรือ เวลาไม่พอที่จะทำงานออกมาให้มีคุณภาพ และ การมาโหมทำงานหนักตอนใกล้ๆ Deadline อาจจะสร้างความเครียด ความกดดัน โดยไม่จำเป็นได้
จากตัวอย่างข้างต้น จะเห็นแล้วว่า การบริหารจัดการเวลาไม่ดี มีผลกระทบต่ออาชีพ ต่องานที่เราทำ และ ต่อการดำเนินชีวิตส่วนตัวของเรา
นอกจากนี้ ปัญหาที่ทำให้เกิดความเครียดสะสม ความวิตกกังวล หรือ อาการขาดความมั่นใจ ส่วนนึงก็มีผลมาจากการขาดทักษะในเรื่องการบริหารจัดการเวลา หรือ Time Management นั่นเอง
ดังนั้น ทักษะเรื่องการบริหารจัดการเวลา จึงเป็นเรื่องสำคัญ ที่พวกเราทุกคนสามารถฝึกกันได้ และ ควรต้องเริ่มฝึกฝนกันตั้งแต่ตอนนี้ ตอนที่เรารู้แล้วว่า เรากำลังมีปัญหาในเรื่องการบริหารเวลา
ด้วยการ มาฝึกเป็นเจ้านายของเวลา ด้วยวิธีการเริ่มต้นง่ายๆ ด้วยการ การลด ละ และ เลิกพฤติกรรม ที่เบียดบังเวลาเหล่านี้ซะตั้งแต่วันนี้ เราก็จะกลายเป็นคนเก่ง ที่สามารถบริหารจัดการเวลาได้ดีเช่นกัน
บทความอื่นๆ ที่เกี่ยวกับ Time Management สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ :
https://en.wikipedia.org/wiki/Time_management
