To do list Formula ผู้เขียนเขาได้นำเสนอวิธีการและตัวอย่างในการบริหารจัดการเรื่องงาน กิจกรรมต่างๆ ในการดำเนินชีวิตให้มีประสิทธิภาพ เรื่องราวและวิธีการจะเป็นอย่างไร? เรามาหาคำตอบกันได้ จากหนังสือ To-Do List Formula: A Stress-Free Guide To Creating To-Do Lists That Work! เขียนโดย Damon Zahariades
พวกเราเคยมีโอกาสได้นั่งสังเกตตัวเองกันหรือเปล่าว่าในหนึ่งวันเราต้องทำอะไรกันบ้าง? ยกตัวอย่างเช่น เราอาจจะตื่นตอน 7 โมงเช้า จากนั้นก็ล้างหน้าแปรงฟัน กินกาแฟ 1 แก้ว ขนมปัง 1 แผ่น เพราะถ้าหากเรากินมากกว่านั้นอาจจะทำให้เราต้องเข้างานสายแน่ๆ จากนั้นเราก็ต้องรีบออกจากบ้านเพื่อมาฝ่าการจราจรในตอนเช้าเพื่อที่จะไปเข้างานให้ทัน แล้วเรื่องงานล่ะ วันนี้เราต้องรับมือกับงานอะไรบ้าง? เท่าที่ลองไล่เรียงเรื่องราวแค่ในช่วงเช้าของเรา ดูแล้วมันยุ่งเหยิงน่าดูเลยใช่ไหม? และในหลายๆ ครั้ง ก็มีหลายเรื่องที่เราต้องพูดว่า “ค่อยทำพรุ่งนี้ก็แล้วกัน” เพราะมันทำวันนี้ไม่ทันแล้ว
“หลายๆ เรื่องมันทำให้กลายเป็นเรื่องยาก ที่เราจะทำงานที่เรากำหนดเอาไว้ให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนด”
เชื่อว่าทุกคนต่างก็เคยมีประสบการณ์ในการพยายามที่จะทำงานของตัวเองให้เสร็จในแต่ละวัน แต่สุดท้ายมันกลับไม่เสร็จอย่างที่ตั้งใจเอาไว้ ไม่ว่าจะที่ทำงาน หรือที่บ้าน หรือแม้กระทั่งการเดินไปซื้อของที่ร้านสะดวกซื้อ มักมีโอกาสที่จะเกิดเหตุการณ์ที่ไม่เป็นไปตามแผนที่วางเอาไว้ได้เสมอ การขาดระเบียบวินัยและการจัดการลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของงานแต่ละงานกลายเป็นปัญหาที่ถูกมองข้ามเสมอ เพราะมันมีเรื่องราวมากมายที่เราต้องรับผิดชอบเกิดขึ้นรอบตัวเรา และหลายๆ เรื่องเราก็ทำไม่ทัน เหตุการณ์แบบนี้พอได้เกิดขึ้นบ่อยๆ เราก็จะรู้สึกชิน และในที่สุดเราก็มองว่ามันเป็นเรื่องปกติไปเสียแล้ว
“To do list หรือ รายการสิ่งที่จะต้องทำ จะช่วยให้มันง่ายขึ้น”
To do list หรือ รายการสิ่งที่ต้องทำ เป็นสิ่งที่ต้องเคยผ่านตาพวกเรามาแล้วบ้าง เพราะ function นี้มันมีอยู่ในมือถือสมาร์ทโฟนเกือบทุกรุ่น แต่ก็มีน้อยคนที่จะใช้ function นี้ให้เกิดประโยชน์อย่างจริงจัง สำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำนั้นไม่ได้หมายความว่าเราต้องพึ่งพา applicationในสมาร์ทโฟนเพื่อทำมันขึ้นมา แต่เราสามารถทำ To do list ในไหนก็ได้ ที่ไหนก็ได้ ที่เราสะดวกไม่ว่าจะเป็นบนกระดาษ บนสมุด หรือ คอมพิวเตอร์ เพียงแค่เราต้องแน่ใจและมั่นใจว่า เมื่อเราได้ทำลงในสิ่งเหล่านั้นแล้ว เราจะเปิดมันขึ้นมาดู และทำตามรายการเหล่านั้นจริงๆ
เราได้อะไรจากการสร้าง To do list หรือ รายการสิ่งที่ต้องทำ?
รายการสิ่งที่ต้องทำที่ดี ควรช่วยบรรเทาความกดดันที่เกี่ยวข้องกับการทำงานหลายอย่างในหนึ่งวัน และรับประกันว่างานเหล่านั้นจะสำเร็จและเสร็จได้ ตามหลักการแล้วหากเราสามารถทำตามรายการที่วางเอาไว้ได้สำเร็จ นี่คือ ประโยชน์ที่เรามักจะได้ คือ
- ทำให้เราสามารถควบคุมการทำงานของคุณในหนึ่งวันได้
- ทำให้เรามีการกำหนดขอบเขตเวลาการทำงาน
- ทำให้เราได้ทำในสิ่งที่ใช่ในเวลาที่ถูกต้อง
- ป้องกันการเสียเวลาที่มีค่าของเราไป
- ช่วยลดความเครียด
- ทำให้เราสามารถจดจ่อกับงานอื่นๆ ได้มากขึ้น
- ลดความหดหู่และความหงุดหงิด ที่เกิดขึ้นในการทำงาน
แต่ก็มีหลากหลายสาเหตุ ที่ทำให้เราไม่สามารถทำรายการสิ่งที่ต้องทำ หรือ To do list ให้สำเร็จได้ และ นี่คือสาเหตุที่คนส่วนใหญ่มักทำผิดพลาดกัน ก็คือ
- ขาดความมุ่งมั่น: มีคนมากมายที่อาจจะไม่เข้าใจจุดประสงค์ของการทำรายการสิ่งที่ต้องทำ รายการสิ่งที่ต้องทำที่ดี จะทำให้เราเรียงลำดับงานที่เร่งด่วนและงานที่สำคัญได้อย่างเหมาะสม
- ไม่มีขอบเขตเวลา: บางครั้งงานที่ต้องทำ ก็ไม่ได้มี deadline หรือ กำหนดเส้นตายว่าต้องทำให้เสร็จเมื่อไร? ดังนั้นการที่เรากำหนดเวลาแล้วเสร็จของแต่ละชิ้นงาน จะทำให้เรากระตือรือร้น ที่จะทำงานเหล่านั้นให้เสร็จมากขึ้น
- รายการ To do list ของเรายาวเกินไป: To do list หรือ รายการสิ่งที่ต้องทำอันยาวเหยียดอาจจะทำให้เราเสียสมาธิได้ เพราะมีตัวเลือกในการทำงานที่เยอะเกินไป ทำให้เราอาจจะไม่สามารถจดจ่อต่อสิ่งใดสิ่งหนึ่งได้ และยังทำให้เราไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานต่างๆ ได้อย่างถูกต้องอีกด้วย
- มีรายการสิ่งที่ต้องทำมีความหลากหลายมากเกินไป: รายการสิ่งที่ต้องทำมีความหลากหลายมากเกินไป ก็ทำให้เราจัดลำดับความสำคัญได้ยากเช่นกัน โดยเฉพาะหากหลายๆ งานไม่มีความเกี่ยวข้องกันเลย ในสถานการณ์แบบนี้เราควรเลือกลำดับตามความสำคัญมากไปหาความสำคัญน้อย หรือเลือกจากเรื่องที่ด่วนมากสุดไปหาด่วนน้อยที่สุดแทน
- มีตัวเลือกที่หลากหลายเกินไป: การมีตัวเลือกที่หลากหลาย ทำให้เป็นเรื่องยากที่ตัดสินใจทำสิ่งใดสิ่งหนึ่ง เพราะฉะนั้นตัวเลือกที่ตรงไปตรงมาได้ผลมากกว่า
- งานถูกจัดลำดับอย่างไม่เหมาะสม: บางครั้งเราก็แค่เขียนสิ่งที่ต้องทำลงไปโดยไม่ได้ระบุเวลา หรือความสำคัญ ทำให้เรามองข้ามงานเหล่านั้นไป หรือไม่ได้ให้ความสำคัญกับมันมากพอ
- รายการTo do list ของเรามีความคลุมเครือ: เราอาจจะพบกับปัญหานี้ได้ ถ้าไม่เขียนรายการสิ่งที่ต้องทำให้ชัดเจน หรือไม่มีตัวชี้วัดความสำเร็จของงานแต่ละงานที่ชัดเจน
เคล็ดลับในการทำรายการสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จ ก็คือการเพิ่มคำว่า “ทำไม” ลงไปในรายการสิ่งที่ต้องทำ หาเหตุผลว่าทำไมคุณถึงต้องทำรายการเหล่านั้นให้เสร็จ? เขียนเหตุผลเอาไว้ถัดจากรายการแต่ละรายการ”
อารมณ์เชิงลบบั่นทอนประสิทธิภาพการทำงานของเราได้มากกว่าที่คุณคิด
มันเป็นเรื่องจำเป็นที่เราต้องทำความเข้าใจว่าอารมณ์ส่งผลต่อการดำเนินชีวิตของเราอย่างไร? เพราะเรื่องนี้สามารถเพิ่มหรือลดคุณภาพชีวิตของเราได้เลย เมื่ออารมณ์เชิงลบส่งผลต่อคุณภาพชีวิตเรา เราก็จะรู้สึกสันโดษ ความคิดสร้างสรรค์ก็จะลดน้อยลง และเป็นเรื่องยากมากที่จะตัดสินใจทำอะไรสักอย่าง หลังจากนั้นเราก็จะเริ่มขาดการจดจ่อในการทำงานมากขึ้นเรื่อยๆ จนกระทั่งก่อตัวกลายเป็นความเครียดในการทำงานไปในที่สุด
9 ตัวอย่างวิธีการ สำหรับการทำ To do list หรือ รายการสิ่งที่ต้องทำ ที่คนนิยมใช้กันมากที่สุด
จริงๆ แล้ว ก็มีหลายวิธีการมากในการทำรายการสิ่งที่ต้องทำ เพราะแต่ละวิธีการก็ขึ้นอยู่กับความชอบ ความถนัดของผู้ใช้ แต่นี่คือ 9 ตัวอย่างวิธีการที่คนนิยมใช้กันมากที่สุด
- รายการรวมทุกอย่าง: วิธีการนี้เป็นรายการที่รวมสิ่งที่ต้องทำทุกอย่างที่หัวของเราคิดขึ้นมาได้ เอามาไว้ในรายการเดียวกัน
- งาน + วันที่เริ่มทำ + วันที่ครบกำหนด: เป็นวิธีการที่เราจดรายการสิ่งที่ต้องทำไว้ โดยจดวันที่เริ่มงาน และวันที่เราอยากจะทำมันให้เสร็จเอาไว้ด้วย และนี่เป็นวิธีเพิ่มความกระตือรือร้นที่ดีทีเดียว
- รายการงานหลัก + รายการงานประจำวัน: วิธีการนี้ จะมีการแบ่งว่างานไหน? คืองานประจำวันที่เราจะต้องทำในวันนี้ และ งานไหนเป็นงานหลัก? ซึ่งเราอาจจะต้องใช้เวลาในการทำหลายวัน
- 3+2 กลยุทธ์: เป็นวิธีการที่อาศัยการจัดลำดับให้เห็นขนาดของงาน มีงานใหญ่ 3 งาน และงานเล็กอีก 2 งาน
- กฎ 1-3-5: เป็นวิธีการที่ใช้การแบ่งขนาดของงานออกเป็น 3 ขนาด คือ งานใหญ่ 1 งานงานกลาง 3 งาน และงานเล็ก 5 งาน
- งานขึ้นอยู่กับระบบ: วิธีการนี้จะจัดเรียงงานตามโครงการที่เกี่ยวข้องกัน งานเดียวกันก็เอาไว้ด้วยกันหรือทำติดต่อกัน
- Kanban Method: วิธีการนี้มีความเฉพาะตัว และทำให้เห็นภาพมากขึ้นในการทำรายการสิ่งที่ต้องทำ โดยให้เราจดงานใหม่ที่เพิ่งได้รับเข้ามาไว้ในช่อง “To do” หากเราเริ่มทำงานนั้นแล้ว และกำลังทำอยู่ให้ใส่มันไว้ในช่อง “Doing” และเมื่อเราทำงานนั้นเสร็จแล้วให้ใส่มันลงในช่อง “Done”
- ระบบ The matrix: ระบบและวิธีการนี้ เราจะแบ่งพื้นที่ของรายการสิ่งที่เราต้องทำออกเป็น 4 ส่วนด้วยกัน สำคัญ เร่งด่วน, สำคัญ ไม่เร่งด่วน, ไม่สำคัญ เร่งด่วน, ไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วน แล้วก็เอางานแต่ละงานมาทำการประเมินตาม Matrix ด้งกล่าว
- GTD (Getting things done): รายการสิ่งที่ต้องทำแบบทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จ มันคือการทำรายการสิ่งที่ต้องทำแบบทั่วไป แค่เราจัดระเบียบให้มีงานใหญ่ แล้วแตกงานใหญ่นั้นออกเป็นขั้นตอนย่อยๆ แล้วทำไปตามขั้นตอนที่เราแยกออกมาให้เสร็จ
“To do list หรือ รายการสิ่งที่ต้องทำนั้น มีเอกลักษณ์เฉพาะตัว เหมือนกับคนที่สร้างมันขึ้นมา เราก็แค่หาวิธีการที่เหมาะกับตัวเราที่สุดก็พอ”
การหารูปแบบรายการสิ่งที่ต้องโดยการเลือกจาก 9 รูปแบบข้างต้น อาจจะทำให้เราเจองานที่น่าเบื่อ หรือ ในบางขั้นตอนอาจจะทำให้รู้สึกว่ามันไม่เข้ากับเราอยู่บ้าง เพราะฉะนั้นหากอยากมีรายการสิ่งที่ต้องทำที่สมบูรณ์แบบ เราก็ต้องสร้างรูปแบบและวิธีการของเราขึ้นมาเอง เราเองก็จะสามารถสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำที่สมบูรณ์แบบในแบบฉบับของเราเองได้
“กุญแจสำคัญ คือไม่มีใครสมบูรณ์แบบ เพราะฉะนั้นถ้าหากคุณพลาด คุณแค่ยอมรับมันแล้วกลับไปทำใหม่”
นอกจากการมีรูปแบบและวิธีการที่เหมาะสมแล้ว หากทำตามขั้นตอนต่อไปนี้อย่างขยันขันแข็ง ก็จะทำให้รายการสิ่งที่ต้องทำที่เราสร้างขึ้นมาจะมีประสิทธิภาพสูงขึ้นไปอีกหลายเท่า
- แยกเป้าหมายแต่ละวันออกจากเป้าหมายระยะยาว
- กำหนดรายการตามผลลัพธ์ที่ต้องการ
- แบ่งงานใหญ่ออกเป็นขั้นตอนย่อยๆ
- กำหนดขอบเขตเวลาของแต่ละงาน
- จำกัดจำนวนงานต่อวัน
- แบ่งประเภทของแต่ละงานให้ดี เช่นแบ่งตามงาน ประเภทงาน หรือสถานที่ เป็นต้น
- ตัดรายการที่ไม่จำเป็นออก
- ประเมินเวลาที่ต้องใช้ในแต่ละงาน
- ทำงานด้วยความกระตือรือร้น
- จดรายละเอียดแต่ละงานให้ครบถ้วน
“การทำ To do list หรือ รายการสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จ สามารถกระตุ้นให้ทำงานได้ต่อไปและทำงานอื่นๆ ที่เหลือให้สำเร็จได้ในอนาคต”
การทำรายการสิ่งที่ต้องทำ และลงมือเขียนจดบันทึกความสำเร็จเอาไว้ ไม่ได้แค่ช่วยให้เรารู้ว่างานไหนเสร็จ ไม่เสร็จ หรือ ยังไม่ได้ทำเท่านั้น แต่การจดบันทึกความสำเร็จเป็นการสร้างความภาคภูมิใจให้กับตัวเราเอง ความรู้สึกชื่นชมในตัวเองก็จะถูกเติมเต็มและสร้างพลังให้เราอยากที่ทำงานต่อไปในอนาคตให้สำเร็จได้อีกด้วย แต่วิธีนี้ได้ผลกับคนบางกลุ่มเท่านั้น เพราะสำหรับบางคนรายการสิ่งที่ทำเสร็จแล้ว อาจทำให้พวกเขาสูญเสียความกระตือรือร้นไปกับการนั่งภูมิใจในตัวเองเอาได้
บทสรุป
บ่อยครั้งที่เราต้องเผชิญหน้ากับการทำงานที่มากเกินไปในหนึ่งวัน มันยากที่จะลำดับความสำคัญงานแต่ละงานที่ได้รับมา และมันเป็นหนึ่งในความกดดันที่สร้างความเครียดในการทำงานได้อย่างดีเลย รายการสิ่งที่ต้องทำเป็นการร่างโครงของงานที่เราต้องการจะทำขึ้นมา จัดลำดับความสำคัญและเวลาก่อนหลังให้ชัดเจน โดยความสมบูรณ์แบบในการสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันของคุณขึ้นอยู่กับว่ามันเหมาะสมกับคุณมากแค่ไหน อย่าเผลอใช้งานตัวเองหนักจนเกินไป
“จงเลือกทำสิ่งที่ถูกต้องในเวลาอันสั้น เพื่อเป้าหมายในระยะยาว”
เมื่อไรก็ตามที่เรารู้สึกไร้ประสิทธิภาพ หรือล้มเหลวเนื่องจากไม่สามารถทำงานบรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งไว้ได้ ก็อย่าเพิ่งปล่อยเป้าหมายนั้นทิ้งไป อย่าเพิ่งยอมแพ้ ลองสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำด้วยเป้าหมายที่เราอาจจะยังไม่สามารถบรรลุได้เหล่านั้นด้วยวิธีการใหม่ เพราะทางเดียวที่เราจะเลิกทำได้ ก็คือเอามันออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำ เพราะเราได้ทำเสร็จแล้วนั่นเอง
